Главный менеджер отдела организационного обеспечения(Клинический Госпиталь на Яузе)

АО «Медскан» – динамично развивающаяся группа компаний и один из лидеров негосударственного сектора здравоохранения в России. Медицинские учреждения холдинга предлагают полный спектр высокотехнологичной медицинской помощи по передовым мировым протоколам.

В 31 регионе и 105 городах России работает 65 медицинских центров, 15 лабораторий и более 430 лабораторных медицинских офисов ГК «Медскан».

Флагманом группы является российский филиал университетского госпиталя Hadassah (Иерусалим).

«Клинический госпиталь на Яузе» входит в ГК «Медскан» и занимает 10 место в «ТОП200 клиник России» по версии аналитического центра Vademecum.

Нашими главными принципами в работе является высокий профессионализм, использование передовых медицинских технологий, заботливое и чуткое отношение к пациентам, обеспечение чувства безопасности и поддержки

Обязанности:

1. Управление деятельностью отдела ( 4 клиники) :

* Организация работы отдела по направлениям организационного и договорного сопровождения.
*Постановка, распределение и приоритизация задач между сотрудниками отдела.
*Контроль сроков, качества и полноты выполнения поставленных задач.
*Координация взаимодействия сотрудников отдела, внутренних подразделений и внешних контрагентов.
*Формирование планов работы отдела и контроль их исполнения.
*Организация взаимозаменяемости сотрудников и непрерывности ключевых процессов.

2. Управление документооборотом :

*Организация и контроль полного цикла работы с входящими, исходящими и внутренними документами.
* Контроль регистрации, маршрутизации, согласования, подписания, исполнения и архивирования документов.
* Обеспечение корректного ведения электронного документооборота.
* Контроль соблюдения сроков обработки и исполнения документов.
* Организация систематизации, хранения и оперативного поиска документов.
* Контроль полноты электронного и бумажного архивов.
* Обеспечение единых правил наименования, учёта, хранения и версионности документов.

3. Организация договорной работы :

* Организация и контроль ведения договорной работы в 1С и иных используемых информационных системах.
* Контроль создания, согласования, подписания, регистрации, проведения и архивирования договоров и дополнительных соглашений.
* Контроль корректности внесения договорных данных и прикрепления необходимых документов.
* Мониторинг сроков действия договоров, обязательств, пролонгаций и закрывающих документов.
* Координация договорной работы с инициаторами, юридическим, финансовым и иными подразделениями.
* Контроль исполнения внутренних регламентов договорной работы.

4. Автоматизация и синхронизация процессов:

* Анализ действующих процессов отдела и выявление операций, подлежащих автоматизации.
* Организация автоматизации регистрации, маршрутизации, контроля исполнения и архивирования документов.
* Координация синхронизации данных между 1С, ЭДО, внутренними реестрами и иными информационными системами.
* Формирование требований к доработке информационных систем и постановка задач профильным подразделениям или подрядчикам.
*Тестирование и приёмка внедряемых изменений.
* Контроль качества данных после внедрения автоматизированных решений.
* Сокращение ручных операций, дублирования информации и количества ошибок.
* Разработка контрольных уведомлений, реестров, дашбордов и автоматических отчётов.

5. Регламентация и стандартизация:

* Разработка, актуализация и внедрение внутренних регламентов, инструкций и стандартов работы отдела.
* Формирование единых маршрутов движения документов и договоров.
* Определение зон ответственности участников процессов.
* Контроль соблюдения утверждённых регламентов и процедур.
* Организация обучения сотрудников работе с системами, документами и внутренними стандартами.
* Актуализация шаблонов документов, реестров, форм отчётности и контрольных листов.

6. Контроль административных и сопутствующих процессов:

*Координация взаимодействия с подрядчиками, включая подрядчиков по лабораторным направлениям.
* Контроль наличия подтверждающих документов и корректности отражения расходов.
* Контроль сроков и качества исполнения обязательств подрядчиками.
*Организация обработки возникающих вопросов и отклонений.

7. Аналитика и отчётность:

* Формирование системы показателей деятельности отдела.
* Ведение аналитики по документообороту, договорной работе, срокам исполнения и загрузке сотрудников.
* Подготовка регулярной управленческой отчётности.
* Формирование внутренней и внешней отчётности по направлениям деятельности отдела.
* Анализ просроченных, незавершённых и проблемных документов и договоров.
* Подготовка предложений по устранению выявленных отклонений.
* Представление руководству информации о результатах работы, рисках и необходимых управленческих решениях.

8. Контроль качества и рисков:

* Контроль полноты, достоверности и актуальности данных в учётных системах.
* Выявление рисков потери документов, нарушения сроков и некорректного оформления операций.
* Организация профилактических и корректирующих мероприятий.
* Проведение выборочного контроля качества работы сотрудников отдела.
* Разбор ошибок и разработка мер по предупреждению повторных нарушений.
* Обеспечение сохранности и конфиденциальности документов и информации.

• Образование высшее (бакалавриат, магистр, среднее-специальное); будет вашим преимуществом образование в направлении менеджмент, документооборот, администрирование.
• Навыки управления коллективом, организации работы отдела, делегирования задач, владение 1С, MS Office, опыт работы на административных должностях.
• Желательно знание ЭДО, ведения договорной работы, взаимодействия с подрядчиками и партнерами, навыки аналитики и подготовки отчётности.
• Ответственность, инициативность, коммуникабельность, стрессоустойчивость, самостоятельность

• Официальное трудоустройство согласно ТК РФ.
• Социальный пакет (оплата больничных, отпусков, система медицинских осмотров, скидка на услуги наших мед. центров).
• Белая заработная плата (на период испытательного срока 115 000 рублей до вычета налогов; на постоянную работу 135 000 рублей до вычета налогов: 85% оклад + 15% премия).
• Работа в перспективной и динамично развивающейся компании. Комфортные условия труда, бесплатная парковка.
• Медицинский центр расположен по адресу: Москва, ул. Волочаевская 15, к.1, (м. Площадь Ильича / Римская).