Руководитель управления делами

Крупный многоотраслевой холдинг, объединяющий организации в сферах ЖКХ, РСО, управления недвижимостью, строительства и реализации инфраструктурных проектов, приглашает руководителя управления делами.

Обязанности:

• ▶️Цель должности
  Обеспечить руководителя прозрачной системой контроля исполнения поручений, качественным документальным сопровождением совещаний и надёжной коммуникационной связкой между руководителем, дирекцией по исполнению поручений и главами городов (внешними стейкхолдерами)
  
  ▶️Ключевые задачи и обязанности:
  ➡️Блок 1. Контроль исполнения поручений
  Ведение реестра поручений руководителя: фиксация, классификация, назначение ответственных, установка сроков.
  Ежедневный мониторинг статуса исполнения поручений
  Подготовка еженедельных сводок (дашбордов) о статусе: выполнено / в работе / просрочено / под риском.
  Эскалация просроченных и проблемных поручений руководителю с предложением решений.
  Взаимодействие с ответственными исполнителями: напоминания, уточнение статусов, запрос промежуточных результатов.
  Взаимодействие с Дирекцией по исполнению поручений: синхронизация реестров, участие в общих совещаниях по контролю, сверка данных.
  ➡️Блок 2. Совещания и протоколирование
  Организация и подготовка внутренних совещаний руководителя: повестка, материалы, приглашения, оформление пропусков.
  Ведение протоколов совещаний в режиме реального времени или по итогам (с выделением решений, поручений, сроков, ответственных).
  Рассылка протоколов участникам в установленные сроки (обычно в течение 24 часов).
  Контроль подготовки материалов к совещаниям от ответственных подразделений.
  Ведение архива протоколов и решений в структурированном виде.
  ➡️Блок 3. Повестки и взаимодействие с главами городов
  Составление и согласование повесток встреч/совещаний с главами городов, ведомств (в т.ч. подготовка справок, аналитических материалов, предыстории вопросов).
  Контроль исполнения договорённостей, достигнутых на встречах с главами городов. ведомств (ведение отдельного реестра).
  Координация графиков: синхронизация календаря руководителя с графиками глав городов, ведомств их аппаратов.
  Подготовка аналитических записок и brief-материалов для руководителя перед встречами.
  Поддержание деловых контактов с аппаратами глав городов (вежливое, дипломатичное общение).
  ➡️Блок 4. Контроль внешних совещаний
  Мониторинг и учёт внешних совещаний с участием руководителя, дирекции (в органах власти, партнёрских организациях).
  Сбор и систематизация информации по итогам: протоколы, решения, поручения.
  Передача поручений из внешних протоколов во внутренний реестр контроля.
  Подготовка отчётов о результатах внешних мероприятий.
  
  🧠 Личностные качества (soft skills)
  Системность и организованность
  Работа с сотнями поручений и сроками требует порядка
  Внимательность к деталям
  Ошибка в протоколе или дате может привести к репутационным и операционным рискам
  Дипломатичность и такт
  Взаимодействие с главами городов, ведомствами и их аппаратами требует особого стиля общения
  Стрессоустойчивость
  Высокий темп, срочные задачи, работа под контролем первых лиц
  Инициативность
  Не просто фиксировать, но и предупреждать проблемы, предлагать решения
  Грамотная устная и письменная речь
  Визитная карточка руководителя при внешних коммуникациях
  Конфиденциальность
  Доступ к чувствительной информации — обязательное условие
  Умение работать в режиме многозадачности
  Одновременно ведётся несколько линий контроля

• 🎓 Требования к кандидату
  Обязательные (must have)
  Высшее образование (предпочтительно: государственное/муниципальное управление, менеджмент, юриспруденция, экономика).
  Опыт работы на аналогичной позиции (бизнес-ассистент, помощник руководителя, координатор, секретарь приёмной) — от 2 лет.
  Опыт работы с поручениями: умение вести реестры, контролировать сроки, работать с ЭДО (1С:Документооборот. outlook).
  Навык ведения протоколов: умение чётко фиксировать решения, выделять суть из длинных обсуждений, грамотно писать.
  Высокая грамотность (русский язык — на уровне деловой переписки, без ошибок).
  Уверенный пользователь ПК: MS Office (Excel — сводные таблицы, Word — стили и шаблоны, PowerPoint — презентации), ЭДО, мессенджеры, видеоконференции.
  Опыт взаимодействия с государственными/муниципальными структурами будет преимуществом.
  Желательные:
  Опыт работы в крупной корпорации, холдинге.
  Знание основ делового протокола и этикета.
  Понимание специфики отрасли ЖКХ, Стройка, Теплоснабжение

💼 Условия
Формат работы: офис
График: 5/2, с 9:00 до 18:00 (с учётом возможных вечерних совещаний).
Заработная плата: оклад + премия 100% по результатам KPI (ежеквартальная)
Обсуждается на собеседовании.