Бизнес-ассистент собственника/Координатор проектов

Компания ЕМ7 ищет бизнес-ассистента для непосредственной работы с собственником.

Нам нужен не секретарь и не человек для разовых поручений, а сильный организатор, который умеет фиксировать задачи, координировать исполнителей и доводить работу до подтверждённого результата.

Основная задача- Освободить собственника от постоянного ручного контроля.

В результате вашей работы:

• поручения не теряются;
• по каждой задаче определены результат, исполнитель и срок;
• сотрудники и подрядчики понимают, что должны сделать;
• просрочки выявляются заранее;
• собственник получает краткую и достоверную информацию для принятия решений.

Для нас задача выполнена не после отправки сообщения, а после получения необходимого результата.

Что предстоит делать:

• Фиксировать поручения и решения собственника;
• Переводить устные договорённости в чёткие письменные задачи;
• Вести единый реестр задач, сроков и ответственных;
• Контролировать исполнение поручений сотрудниками и подрядчиками;
• Запрашивать статус, напоминать о сроках, возвращать материалы на доработку;
• Готовить протоколы встреч и контролировать принятые решения;
• Систематизировать документы и следить за актуальностью версий;
• Собирать информацию и готовить краткие сравнительные таблицы и управленческие записки;
• Сопровождать текущие проекты компании;
• Организовывать встречи, рабочие поездки и отдельные закупки;
• Периодически выезжать на объект на трассе М-7.

Подойдёт человек, который:

• умеет самостоятельно организовать работу после постановки цели;
• не теряет задачи и договорённости;
• грамотно и кратко пишет;
• спокойно и настойчиво добивается ответа;
• умеет работать с несколькими исполнителями одновременно;
• заранее сообщает о рисках и просрочках;
• не ждёт постоянного контроля; ориентирован на результат, а не на процесс;
• ориентирован на результат, а не на процесс.

Требования:

• Опыт работы бизнес-ассистентом, помощником собственника, координатором или менеджером проектов от 2 лет;
• Уверенная работа с Excel или Google Таблицами, документами, календарём и облачными хранилищами;
• Опыт работы с таск-трекерами;
• Грамотная устная и письменная речь;
• Умение находить, проверять и структурировать информацию;
• Готовность использовать ИИ-инструменты в работе;
• Преимуществом будет опыт работы с собственником бизнеса, поставщиками, подрядчиками и несколькими параллельными проектами.

Условия:

• Прямое подчинение собственнику;
• Официальное оформление по ТК РФ;
• Полностью официальная заработная плата;
• График 5/2, с 09:00 до 18:00;
• На период адаптации — преимущественно очная работа. После адаптации возможен частично гибридный формат;
• Для рабочих поездок предоставляется корпоративный транспорт или такси;
• Испытательный срок — 3 месяца;
• Доход на период адаптации: 70 000–85 000 ₽ на руки. После успешного прохождения испытательного срока: 90 000–110 000 ₽ на руки, включая премию за результат;
• Возможность роста до руководителя проектного офиса.

Как откликнуться:

Начните сопроводительное письмо со слов: «Задача выполнена, когда получен результат».

Кратко ответьте на три вопроса:

1. Как вы контролируете поручения руководителя?

2. Приведите пример задачи, которую вы довели до результата через нескольких исполнителей.

3. Что вы делаете, если исполнитель нарушил срок и перестал отвечать?

Отклики без ответов на вопросы могут не рассматриваться.