Помощник руководителя

Обязанности:

Выполнение служебных и личных поручений руководителя;

• 1. Планирование и организация рабочего процесса:

• Ведение календаря и планирование рабочего дня руководителя, включая встречи, совещания, командировки.
• Приоритизация задач и эффективное распределение времени.
• Подготовка материалов для совещаний и переговоров.
• Информирование партнёров, клиентов и сотрудников о планируемых мероприятиях.

• 2. Работа с документами и корреспонденцией:

• Обработка входящей и исходящей корреспонденции, включая ответы на письма и ответы на запросы.
• Подготовка документов: писем, отчётов, запросов и других документов по поручению руководства;
• Контроль за соблюдением сроков исполнения поручений.
• Систематизация, учёт и архивирование документов.
• Проверка корректности оформления документов перед передачей на подпись.

• 3. Коммуникации и координация:

• Приём и распределение телефонных звонков, фильтрация запросов.
• Организация приёма посетителей и координация их встреч с руководителем.
• Взаимодействие с подразделениями компании для обеспечения выполнения задач.
• При необходимости — взаимодействие с внешними партнёрами и клиентами.
• Прием гостей.

• 4. Организация поездок и мероприятий:

• Бронирование билетов, гостиниц, оформление виз и других документов для командировок.
• Подготовка помещений, технического оснащения и материалов для совещаний и конференций.
• Организация корпоративных мероприятий, конференций, встреч с клиентами.

• 5. Контроль и отчётность:

• Отслеживание выполнения поручений руководителя сотрудниками и контроль сроков.

• 6. Выполнение поручений:

• Решение как рабочих, так и личных задач руководителя (например, бронирование столика в ресторане, подбор подарков).

• 7. Административная поддержка:

• Заказ канцтоваров и расходных материалов.(чай/кофе, полное снабжение офиса всем необходимым- заказ канцелярии, хоз.товаров , воды и т.д)
• Контроль работы офисной техники и взаимодействие с обслуживающими организациями.

Требования:

Высшее образование. Работа на аналогичной должности не менее 1 года.

• Уверенное владение ПК (word,excel);
• Умение пользоваться оргтехникой;
• Знание документооборота, архивации;
• Конфиденциальность. Помощник работает с конфиденциальной информацией и обязан её не разглашать.
• Многозадачность. Часто приходится одновременно решать несколько задач, быстро переключаться и реагировать на изменения.
• Гибкость. Обязанности могут варьироваться в зависимости от потребностей руководителя и компании.
• Преимуществом будут права кат.В и наличие авто.

• график работы 5/2;
• соц.пакет
• современный , комфортный офис в центре города с парковкой.