Бизнес-ассистент

В период турбулентности, перед любой современной компанией стоят амбициозные задачи как по захвату освободившихся рынков, так и по удержанию текущей ситуации. Количество задач, ложащееся на плечи любого руководителя сегодня колоссально. Безусловно, у топ-менеджмента их особенно много.

Одному из наших топов снова требуется Бизнес-Ассистент, который организует качественное администрирование внутренних и внешних коммуникаций, организует правильный график, не даст потеряться ни одной из задач, оградит его от непрофильных дел, тем самым создаст возможность полностью посвятить себя любимому делу.

Что делал предыдущий БА (не факт, что вам нужно будет делать тоже самое, мы обсудим и перераспределим при необходимости)

Взаимодействие с ГД:

1. Ведение google-календаря ГД, трекинг выполненных и невыполненных задач.
2. Участие в программах обучения и в выполнении самостоятельной работы.
3. Поиск необходимой информации по запросу.
4. Исполнение личных поручений.
5. Организация встреч гостей.
6. Поддержание порядка в кабинете, обеспечение всем необходимым.
7. Поиск оптимальных маршрутов, Заказ билетов, бронирование отелей.
8. Поздравления и отправка подарков важным партнерам компании.
9. Формирование протокола встреч, фиксация задач.

Взаимодействие с командой:

1. Взаимодействие с членами команды по работе со стратегическими задачами.
2. Отслеживание выполнений задач.
3. Постановка задач через Б24: покупка билетов с р/с компании, оплата счетов, заказы позиций через систему закупок.
4. Структурирование данных

Работа с документацией:

1. Взаимодействие с компаниями, которые ГД не пропускает через стандартный процесс. Запуск согласования и заключение договоров, обмен первичными документами.
2. Работа с документами конфиденциального характера.
3. Контроль соблюдения отчетностей по зарубежным бизнес-миссиям.
4. Ведение отчетной документации по затратам
5. Организация оплаты членских взносов в профильных ассоциациях.
6. Ведение реестров входящей и исходящей корреспонденции.
7. Взаимодействие с профильными ассоциациями, членом которых является наша компания.

Необходимые навыки (софт):

- Молниеносный анализ поставленных задач.

- Умение понимать с полуслова.

- Корректность и в то же время требовательность по отношению к коллегам.

- Умение выстроить оптимальный путь решения задачи.

- Готовность прийти на помощь даже в выходной (не часто).

- Умение отстаивать "нашу" точку зрения.

- Готовность учиться

- Умение учить.

- Умение организовать какое-либо мероприятие.

Необходимые навыки (хард):

- Знать английский (бывает переписка с иностранными партнерами, поставщиками, отелями и поиск информации на иностранных сайтах)

- На хорошем уровне владеть стандартным набором программ (Microsoft, CRM, Miro, etc)

- Владеть основами тайм-менеджмента.

- Не исключается, что несколько дней в месяц вам будет предоставлена возможность работать удаленно.

- Иногда может потребоваться помощь вечером и в выходные (удаленно).

- Оперативно брать трубку и отвечать на сообщения.

- Достойная оплата с системой бонусов за результат.

- Хорошая перспектива вертикального или горизонтального карьерного роста.

Дополнительные преимущества должности так же существуют, их здесь предпочитаем не описывать.