Руководитель административной службы логистического центра

Вакансия: руководитель административной службы логистического центра

Об объекте:

Адрес: г. Москва, Афанасовское шоссе, земельный участок 1А (заезд со стороны Дмитровского шоссе).

Ссылка на точку на карте: https://yandex.ru/maps/-/CLxdyTZJ

Метрики объекта:

Офис 2.0 – 2,4 тыс. кв. м.

Офис Складской Мезонин – 3,5 тыс. кв. м.
Столовая на 139 посадочных мест.

Цель роли

Обеспечить бесперебойную административно‑хозяйственную работу логистического центра: поддерживать инфраструктуру в исправном состоянии, создавать безопасные и комфортные условия для персонала, контролировать подрядчиков и эффективно управлять бюджетом административного блока.

Обязанности

Управление административно‑хозяйственной деятельностью и инфраструктурой:

• организация работы вспомогательных служб (клининг, мелкий ремонт, обеспечение расходными материалами);
• контроль состояния помещений и территории: офисные зоны, раздевалки, душевые, комнаты приёма пищи, санитарные помещения, места общего пользования (МОП), прилегающая территория;
• обеспечение рабочих мест: закупка мебели, канцелярских принадлежностей, ключей, пропусков — при необходимости
• организация размещения сотрудников: распределение рабочих мест, закрепление постоянных рабочих мест, контроль посещаемости, регулярная отчетность по исполнению внутренних правил управления рабочими местами.

Организация бытовых и сервисных зон для персонала:

• управление питанием на объекте (столовая, вендинговые аппараты, кофе‑пойнты): контроль качества, условий предоставления услуги и взаимодействия с подрядчиком;
• поддержание функциональности переговорных комнат: оснащение, чистота, готовность к встречам;
• организация комфортных условий труда.

Административная поддержка и документооборот:

• организация ведение внутреннего документооборота и архива;
• обеспечение канцелярией и расходными материалами для офисной работы;
• координация работы службы секретарей: организация встреч, приём гостей, административное сопровождение мероприятий.

Координация подрядчиков и исполнение сервисных контрактов:

• подбор и взаимодействие с подрядными организациями (клининг, техобслуживание, столовая, поставщики хозтоваров и пр.);
• заключение, контроль исполнения и актуализация договоров;
• приёмка работ, ведение претензионной работы, контроль качества услуг.

Взаимодействие с внешними организациями:

• коммуникация с управляющей компанией, поставщиками услуг;
• взаимодействие с надзорными и контролирующими органами по вопросам эксплуатации объекта;
• решение эксплуатационных вопросов и урегулирование инцидентов.

Бюджетирование, контроль затрат и отчётность:

• формирование сметы и бюджета административно‑хозяйственных расходов;
• контроль лимитов, анализ фактических затрат, поиск возможностей для оптимизации;
• подготовка отчётности по административному блоку.

Требования к кандидату

• опыт управления административно‑хозяйственной службой либо эксплуатацией объектов — от 5 лет;
• знание норм охраны труда, пожарной и промышленной безопасности, умение применять их на практике;
• навыки бюджетирования, контроля подрядчиков, работы с договорами и претензионной работой;
• умение выстраивать и стандартизировать процессы, работать с заявками и инцидентами;
• владение инструментами учёта и планирования: SAP, Excel, PPT, системы заявок/сервис‑дески;
• высокий уровень организованности, умение расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности.

Условия работы

• Оклад + квартальный бонус - обсуждаем с успешными кандидатами;
• График работы: 5/2;
• ДМС со стоматологией (25+ лучших клиник Москвы), страхование жизни, страхование в путешествиях;
• Место работы: логистический центр;