Секретарь / личный помощник директора

Делопроизводство и документооборот:
— Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, ведение журналов учёта;
— Подготовка и оформление документов: письма, приказы, распоряжения, служебные записки, протоколы;
— Контроль сроков исполнения поручений и работа с обращениями;
— Ведение электронного документооборота;
— Формирование и хранение дел в соответствии с номенклатурой.
Поддержка руководителя:
— Планирование рабочего календаря директора, организация встреч и переговоров;
— Подготовка материалов к совещаниям, оформление протоколов и контроль выполнения решений;
— Взаимодействие с федеральными органами власти, партнёрами и региональными отделениями;
— Организационная поддержка мероприятий и программ организации.
Офис-менеджмент:
— Обеспечение жизнедеятельности офиса: канцелярия, расходные материалы, оргтехника;
— Взаимодействие с поставщиками и сервисными службами, контроль исполнения договоров на обслуживание;
— Организация командировок сотрудников: билеты, гостиницы, документы;
— Приём и распределение входящих звонков и корреспонденции;
— Встреча гостей и партнёров;
— Координация курьерских отправлений и почтового обслуживания;
— Взаимодействие со службой АХО по вопросам обеспечения рабочих мест;
— Помощь в организации корпоративных и программных мероприятий.

— Опыт работы секретарём, помощником руководителя или делопроизводителем от 3 лет;
— Знание ГОСТ и правил оформления документов;
— Грамотная письменная и устная речь — обязательно;
— Уверенный пользователь MS Office (Word, Excel, Outlook), Yandex 360;
— Умение расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности;
— Ответственность, внимательность к деталям, пунктуальность.

Будет плюсом

— Опыт работы в НКО, госструктурах или общественных организациях;
— Знакомство с системами Битрикс24, СЭД «Дело»;
— Понимание специфики работы с федеральными органами власти.

— Работа в значимой федеральной организации в команде профессионалов, правительственного уровня;
— Офис в историческом особняке в центре Москвы;
— Оформление в соответствии с ТК РФ;
— Заработная плата — по результатам собеседования;
— Возможность профессионального роста.