Помощник Генерального директора/начальник отдела управления делами

· Управление графиком генерального директора: планирование встреч, расстановка приоритетов, оперативная корректировка планов с учетом меняющейся повестки.

· Обеспечение коммуникаций высшего руководства с исполнительным аппаратом, филиалами и структурными подразделениями компании.

· Взаимодействие с органами местного самоуправления, комитетами, государственными структурами и ведомствами – на уровне, требующем дипломатичности и знания протокола.

· Контроль исполнения поручений руководителя: постановка задач, мониторинг сроков, сбор статусов, подготовка структурированной отчетности.

· Организация эффективной работы приемной как центра коммуникаций – между генеральным директором и всеми уровнями организации.

· Поддержание порядка и функциональности рабочего пространства приемной и кабинета руководителя (организационно-техническая часть, включая работу профильных специалистов).

· Координация и контроль работы специалистов приемной – распределение задач, обеспечение слаженности.

· Организационно-техническое сопровождение всей административно-распорядительной деятельности генерального директора.

· Участие в перспективном и оперативном планировании мероприятий с участием руководителя.

· Планирование и координация совещаний и рабочих встреч: подготовка материалов, повесток, презентаций, раздаточных документов.

· Travel-поддержка: полная организация командировок (билеты, бронирование проживания, маршруты, сопроводительные документы) – готовность к поездкам 1-2 раза в месяц.

· Организация делопроизводства в масштабе филиала (МЭС Юга): формирование единых требований к документационному обеспечению управления в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, ГОСТами и нормативными актами, ведение архива.

· Участие в планировании, формировании и корректировке программы закупок (в рамках компетенции приемной).

· Высшее образование (управление, экономика, юриспруденция, документоведение или сопоставимые направления).

· Безупречное знание делового этикета, грамотная устная и письменная речь.

· Развитые навыки деловой переписки и подготовки официальных документов (письма, справки, протоколы, поручения).

· Умение контролировать исполнение задач руководителя с отслеживанием сроков и статусов.

· Уверенное владение системами электронного документооборота (СЭДО) и офисным пакетом.

· Способность эффективно работать в режиме многозадачности и с большими объемами информации.

· Навык построения коммуникаций с людьми разных уровней и сфер (от рядовых сотрудников до представителей госорганов и протокольных служб).

· Опыт работы на аналогичной должности (помощник/администратор руководителя, руководитель приемной) не менее 3 лет.

· Готовность к ненормированному графику работы и командировкам 1-2 раза в месяц.

· Стрессоустойчивость

· Работа в крупной производственной компании с масштабными задачами и высокой степенью ответственности.

· Официальное трудоустройство в соответствии с ТК РФ.

· Современный оборудованный офис.

· Полный социальный пакет, включая добровольное медицинское страхование (ДМС).

· Конкурентная заработная плата (обсуждается с успешным кандидатом на собеседовании).

· Возможна компенсация за аренду жилья до 3-х лет для иногородних.

Место работы: г. Железноводск, пос. Иноземцево, пер. Дарницкий, 2

Почему это интересно:

Вы будете не просто ассистентом, а одним из ключевых организаторов работы топ-менеджмента, участвуя в управлении крупным производственным филиалом, взаимодействуя с госструктурами и влияя на эффективность всей приемной. Реальная возможность профессионального роста в области управления и административной деятельности.