Главный специалист департамента контроля и документационного обеспечения

В целях реализации задач и функций, возложенных на департамент, главный специалист обязан:

1) организовывать работу по обеспечению деятельности руководителя департамента, его заместителя;

2) планировать работу руководителя департамента и осуществлять организационное и справочно–аналитическое обеспечение мероприятий, предусмотренных планом работы департамента;

3) своевременно предоставлять руководителю департамента информацию о встречах, переговорах, телефонных звонках, сообщениях, поступивших по факсу;

4) предоставлять на рассмотрение руководителю департамента входящую и исходящую корреспонденцию, проекты распорядительных и иных документов.

5) осуществлять контроль за своевременной подготовкой материалов, исполнение которых возложено на департамент;

6) осуществлять внутренний контроль исполнения правовых актов и поручений Губернатора Новосибирской области, Правительства Новосибирской области, первого заместителя Губернатора Новосибирской области, руководителя департамента;

7) координировать проведение встреч руководителя департамента с руководителями структурных подразделений администрации, руководителями областных исполнительных органов Новосибирской области (далее – исполнительные органы), депутатами Законодательного Собрания Новосибирской области, руководителями территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, федеральных органов исполнительной власти, главами муниципальных образований, руководителями организаций всех форм собственности;

8) организовывать и вести работу в государственной информационной системе СЭДД:

- осуществлять отправку и получение исходящей, входящей и внутренней корреспонденции;

- регистрировать исходящую, внутреннюю корреспонденцию;

- направлять проекты правовых актов и исходящих писем по компетенции для согласования, в том числе для правовой, антикоррупционной и юридико - технической экспертизы;

9) осуществлять работу с проектами исходящих писем Губернатора Новосибирской области, поступающими на согласование в департамент:

- анализировать проекты писем на предмет необходимости согласования отделом контрольно-аналитической работы (посредством взаимосвязи проекта письма и входящего документа через вкладку «связанные», при наличии «Губернаторского контроля»; уточнять в рабочем порядке (по телефону, по электронной почте) – при отсутствии документа в «связанных» в карточке проекта);

- направлять по результатам анализа проекты исходящих писем Губернатора Новосибирской области на согласование в отдел контрольно-аналитической работы департамента;

- до направления проекта письма руководителю департамента, заместителю руководителю департамента на рассмотрение, проверять наличие согласования в СЭДД проекта письма начальником отдела контрольно-аналитической работы департамента;

- проверять правильность реквизитов входящих писем, указанных в проекте исходящего письма;

- по результатам рассмотрения проекта письма руководителем департамента и согласования (либо принятия решения о не согласовании) осуществлять правильное вложение проекта письма в РКК с указанием комментариев;

10) отправлять и принимать информацию по электронной почте, копировать и сканировать документы;

11) передавать от имени или по поручению руководителя департамента, заместителя руководителя департамента устные поручения, получать информацию, обеспечивать вызов приглашенных на совещания, рабочие встречи;

12) вести телефонные переговоры, записывать их с последующим докладом руководителю департамента;

13) готовить информационные и справочные материалы по поручению руководителя департамента, заместителя руководителя департамента;

14) вести учет и контроль письменных обращений граждан (копий), адресованных руководителю департамента, ответов на обращения (копий);

15) организовывать работу по проведению личного приема граждан руководителем департамента;

16) осуществлять подготовку обобщенных ответов в соответствии с поступившими запросами;

17) осуществлять подготовку проектов писем по поручению руководителя департамента, заместителя руководителя департамента;

18) выполнять оперативные поручения руководителя департамента, заместителя руководителя департамента;

19) соблюдать Кодекс этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Новосибирской области, а также установленные в администрации правила служебного распорядка и требования охраны труда;

20) вести табель учета использования рабочего времени, своевременно вносить в него актуальную информацию по сотрудникам департамента.

​​​​​​​Наличие профессионального образования по следующим специальностям, направлениям подготовки: «Юриспруденция» и (или) «Государственное и муниципальное управление» и (или) «Документоведение и архивоведение», и (или) «Менеджмент»

​​​​​​Пятидневная рабочая неделя, график работы пн-чт с 09:00 до 18:00, пт с 09:00 до 17:00.