Операционный ассистент

Automated Communication Solutions Ltd. — динамично развивающаяся IT-компания. Мы разрабатываем умные программы на основе AI (искусственного интеллекта), помогая другим компаниям расти и эффективно работать.

Ищем Операционного помощника руководителя для одного из бизнес-юнитов для выполнения бизнес-задач функции, а не личных поручений.

Ваша задача — поддерживать порядок во встречах, файлах, выплатах и управленческих статусах. Помогать руководителю держать под контролем все процессы, чтобы ничего не терялось между отделами.

Задачи:

• Ведение календаря руководителя и рабочих встреч;

• Подготовка встреч, фиксация итогов, решений и договоренностей;

• Постановка и контроль задач после встреч;

• Разделение информации на задачи, решения, открытые вопросы, идеи и риски;

• Ведение рабочих файлов, таблиц, реестров, ссылок и статусов;

• Контроль финансовых статусов функции: выплаты, бонусы, авансы, расходы, подписки;

• Напоминание ответственным о сроках;

• Эскалация руководителю блокеров, рисков, просрочек и конфликтов приоритетов;

• Работа с AI-инструментами для ускорения рутинных задач;

• Проверка результатов AI перед переносом информации в рабочие файлы;

• Выявление повторяющихся ручных операций и подготовка предложений по автоматизации.

Важно: Вы не заменяете финансовый, юридический, административный блоки, разработку или стандартизацию. Ваша роль помогать руководителю видеть актуальную картину по срокам, статусам, рискам и открытым вопросам, чтобы задачи функции не терялись между отделами.

Опыт:

• Работы ассистентом руководителя / операционным координатором от 1 года;

• Ведения задач, встреч, календаря, документов и рабочих файлов;

• Работы с таблицами, реестрами и внутренними статусами;

• Взаимодействия с руководителями, командами или несколькими отделами;

• Контроля сроков, договоренностей и статусов по задачам.

Будет преимуществом:

• Опыт работы в Bitrix или похожих системах задач;

• Опыт работы с транскрипциями встреч;

• Опыт постановки задач разработке или автоматизации;

• Английский язык для переписки и работы с файлами;

• Опыт контроля расходов, подписок, выплат или внутренних заявок.

Требования:

• Высокий уровень работы с Google Calendar, Google Drive, Google Docs;

• Уверенная работа с Google Sheets: формулы, сводные таблицы, проверки данных, реестры;

• Умение работать с AI-инструментами и проверять качество результата AI;

• Короткая и ясная письменная коммуникация;

• Системность, внимательность и аккуратность в деталях;

• Умение структурировать хаос из задач, встреч, файлов и договоренностей;

• Умение доводить вопрос до понятного статуса, а не просто пересылать сообщения;

• Умение корректно напоминать ответственным о сроках;

• Умение эскалировать блокеры, риски, просрочки и конфликты приоритетов;

• Умение работать с файлами, ссылками, версиями документов и статусами;

• Высшее законченное образование.

Ключевой результат работы: у руководителя меньше ручного контроля и потерянных договоренностей, меньше зависших задач и всегда есть понятная картина по встречам, задачам, документам, выплатам, расходам и рабочим файлам функции.

Мы предлагаем:

• Участие в масштабных задачах быстрорастущей IT-компании;

• Компенсацию затрат на занятие спортом и фитнесом;

• Режим: удаленно;

• Длительность испытательного срока 3 месяца.