Помощник руководителя/ПТО

Москва, Варшавское шоссе, 35

Метро: Верхние Котлы

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Ведение реестра документации, договоров подряда, поставки, оказания услуг, реестров паспортов, сертификатов, контроль сроков их действия и исполнения (включая гарантийные обязательства);
Проверка соблюдения сроков подготовки исполнительной документации;
Заполнение документов по шаблонам (актов, ведомостей и т.д.), а также, при необходимости, участие в разработке документации, контроль комплектности и качества;
Взаимодействие с контрагентами по телефону, почте и в мессенджерах;
Подготовка и направление контрагентам официальной корреспонденции, претензий, уведомлений в рамках договорных отношений;
Контроль за наличием полного пакета закрывающих документов (счета, акты, справки и т.д.) по договорам;
Взаимодействовать с бухгалтерией по расхождениям оплаты;
Помощь и консультирование подрядчиков и партнеров по документам и оплатам;
Принятия решений по общим организационным вопросам, взаимодействие со смежными отделами, финансовым отделом, юридическим отделом, отделом комплектации, сметно-договорным отделом, субподрядчиками;
Разрешение спорных ситуаций с контрагентами и клиентами в рамках своей компетенции;
Рассмотрение поступающих претензий и направление мотивированных ответов (совместно с ответственными службами);
Сверка, сопровождение и контроль отправки и получения оригиналов договоров/дополнительных соглашений/спецификаций/протоколов;
Отслеживание исполнения договоров, анализ хода исполнения сторонами обязательств по договорам, обработка и проверка отчетных документов по результатам исполнения договоров;
Подготовка отчетов по статусам оплат и документального закрытия проектов;
Организация архивного хранения: формирование дел, описи, сроки хранения;
Обеспечение сохранности документов в соответствии с требованиями законодательства;
Организация уничтожения документов с истёкшими сроками хранения;
Составление и ведение архива документов, реестров, договоров со снабжающими организациями, работа с проектной документацией, сбор соответствующей информации и упорядочивание в архив организации;
Выполнение отдельных поручений руководителя.

Требования:

Высшее техническое (строительное) образование;
Опыт работы в ПТО от 2 лет, желательно в сфере монтажа инженерных систем (тепловые пункты, котельные, отопление, водоснабжение, электроснабжение);
Знание нормативных правовых актов и документов системы технического регулирования и стандартизации в сфере строительства;
Уверенный пользователь ПК: знание Word, Excel, офисной оргтехники;
Стрессоустойчивость, трудолюбие, самоорганизованность, умение работать в режиме многозадачности;
Внимательность, ответственность и аккуратность в работе с документами;
Грамотная устная и письменная речь;
Умение работать в коллективе, доброжелательность;
Навыки деловой переписки;
Внимательность к деталям, ответственность за сроки, умение отстаивать интересы компании перед заказчиками;
Основной фокус - помощь руководителю, офисные задачи, поиск информации, коммуникация и контроль поручений.