Делопроизводитель–помощник руководителя проектного офиса

ООО «ЛУКОЙЛ-Волгограднефтепереработка»— нефтеперерабатывающий завод, специализирующийся на выпуске топлива и компонентов масел. Предприятие расположено в Южном Федеральном округе России (ЮФО), перерабатывает смесь малосернистых западно-сибирских и нижневолжских нефтей.

Все, что делает ЛУКОЙЛ, делается людьми и для людей. Обеспечивая свой рост, компания заботится о благополучии работников.

Приглашаем вас стать частью нашей дружной, сплоченной команды и поучаствовать в конкурсе на вакансию:

Делопроизводитель– помощник руководителя проектного офиса

Обязанности:

• Обеспечивать организационное, документационное и информационное сопровождение деятельности руководителя проектного офиса (ПО).
• Подготавливать и систематизировать документы, справочные, аналитические и презентационные материалы, необходимые для работы руководителя ПО.
• Осуществлять предварительную проверку документов, поступающих руководителю ПО на комплектность, правильность оформления и адресации, а также наличие необходимых согласований. Контролировать соблюдение требований стандартов и локальных нормативных актов Общества при оформлении документов.
• Принимать участие в совершенствовании порядка документооборота, ведения реестров, контроля поручений и хранения документов.
• Принимать, регистрировать, систематизировать и обеспечивать хранение входящей и исходящей корреспонденции по вопросам деятельности ПО, поступающей руководителю ПО либо направляемой им.
• Регистрировать и направлять исходящую корреспонденцию в соответствии с утвержденным в Обществе порядком документооборота.
• По поручению руководителя ПО запрашивать у подразделений Общества, ПО и исполнителей документы, сведения и материалы, необходимые для подготовки и принятия решений.
• Вести учёт документов, переданных руководителю ПО на рассмотрение, и контролировать их своевременное рассмотрение и возврат.
• Контролировать прохождение документов и корреспонденции по структурным подразделениям Общества и ПО, информировать руководителя ПО о нарушении установленных сроков.
• Вести единый реестр поручений руководителя ПО с указанием содержания поручения, ответственного исполнителя, установленного срока и текущего статуса исполнения. Осуществлять сбор информации о выполнении поручений и информировать руководителя ПО о просроченных либо неисполненных поручениях.
• По поручению руководителя ПО подготавливать проекты писем, запросов, служебных записок и других документов.
• Контролировать корректность и своевременность заполнения контрольных карточек в Корпоративной информационной системе «Корпоративный электронный документооборот (КИС «КЭД»), сформированных по поручениям Генерального директора Общества.
• Организовывать телефонные и видеоконференц-переговоры руководителя ПО, принимать и передавать поступающие сообщения, обеспечивать своевременное доведение информации до адресатов.
• Организовывать совещания, проводимые руководителем ПО (согласовывать время и состав участников, контролировать своевременное предоставление инициаторами совещания повестки и необходимых материалов, оповещать участников о времени и месте проведения совещания, при необходимости вести протокол, контролировать его своевременное предоставление, оформление и включение поручений в реестр контроля).
• Организовывать прием посетителей руководителя ПО, своевременно оформлять пропуска и иные необходимые разрешения.
• Осуществлять сбор, систематизацию и подготовку сведений для ведения табельного учета работников ПО на основании данных системы контроля и управления доступом, при наличии соответствующего доступа, информации руководителей подразделений ПО и документов, подтверждающих отсутствие работников.
• Контролировать своевременное предоставление работниками ПО сведений, документов, подтверждающих временную нетрудоспособность или иные основания отсутствия на работе, а также своевременно передавать соответствующую информацию и документы в отдел по работе с персоналом.
• Организовывать сбор, оформление, согласование и учёт должностных инструкций работников проектного офиса и изменений к ним на основании материалов, подготовленных руководителями соответствующих подразделений ПО совместно с отделом по работе с персоналом.
• Организовать ознакомление работников ПО с организационно-распорядительными документами и обеспечивать оформление и хранение листов ознакомления.
• На основании решений руководителей подразделений ПО оформлять документы по привлечению работников ПО к работе в выходные и праздничные дни.
• Консолидировать предложения руководителей подразделений по графику отпусков работников ПО, оформлять сводный проект графика и своевременно передавать его в отдел по работе с персоналом.
• На основании решений руководителей подразделений оформлять и вести сведения о замещении работников ПО на период их отсутствия.
• Организовывать служебные командировки руководителя ПО, оформлять необходимые документы, обеспечивать бронирование транспорта и проживания, формировать комплект подтверждающих документов и оказывать организационную помощь при подготовке отчетности по командировке.
• Оформлять документы по представительским расходам руководителя ПО, обеспечивать сбор подтверждающих документов и их своевременную передачу в ответственное подразделение.
• Соблюдать установленные в Обществе требования информационной безопасности, конфиденциальности, защиты персональных данных и ограничения доступа к информационным системам и документам.
• Вести рабочий календарь руководителя ПО, планировать совещания, встречи, командировки и иные мероприятия с учетом установленных приоритетов.
• Выполнять иные поручения непосредственного руководителя, относящиеся к организационному, административному и документационному сопровождению деятельности руководителя и ПО.
• Обеспечивать конфиденциальность полученной служебной информации, документов, решений и сведений о деятельности руководителя и ПО.

Требования:

• Высшее образование - бакалавриат

• Высшее образование (непрофильное) - бакалавриат и дополнительное

  профессиональное образование по дополнительным профессиональным

  программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

• Знание АНГЛИЙСКОГО на уровне Intermediate (B1)

• Опыт работы в сфере делопроизводства, документационного или административного сопровождения руководителя не менее 3 лет.

• Ежегодная индексация заработной платы в зависимости от инфляции.
• Годовая премиальная выплата.
• Выплата премии к профессиональному празднику.
• Единовременная выплата к ежегодному оплачиваемому отпуску один раз в год до 100 % должностного оклада, оклада/месячной тарифной ставки. Расширенные социальные гарантии, в том числе полис ДМС.
• Негосударственное пенсионное обеспечение;
• Санаторно-курортное обеспечение и оздоровительный отдых. Детский оздоровительный отдых.