Координатор офиса

Приветствуем! ИНТЕРВОЛГА – аккредитованная ИТ-компания, один из топовых экспертов по стеку 1С-Битрикс на Отечественном рынке. Мы помогаем бизнесу выполнять цифровую трансформацию: автоматизировать процессы работы с клиентами и сотрудниками, внедрять необходимые учетные системы и разрабатывать программные продукты. Развиваем и поддерживаем критичные ИТ-системы.

Наш основной стек: 1С-Битрикс, Битрикс24, PHP, платформа 1С:Предприятие. Работаем с реактивными технологиями React и Vue. Для проектов, где важна производительность, используем кластерную архитектуру. Работы ведём штатными специалистами, без аутсорса, аутстаффа и субподрядчиков.

Мы в цифрах:
- Более 20 лет стабильного роста на отечественном рынке
- С 2013 года ежегодно является призером рейтинга “Лидер продаж” 1С-Битрикс и Битрикс24.
- В 2023 году мы заняли 5 место по России среди интеграторов коробочной версии Битрикс24.
- С 2021 года мы входим в список партнеров крупных корпоративных внедрений Битрикс24 (энтерпрайз).

Среди наших клиентов — ГК ЕВРАЗ, Лаборатория Касперского, Альфа-Банк, ПЭК, Левенгук, Гранд Капитал./

Мы ищем ответственного и организованного Координатора офиса, который возьмёт на себя обеспечение бесперебойной работы административной и хозяйственной инфраструктуры компании. Вы станете связующим звеном между подразделениями, поставщиками, курьерскими службами и внешними площадками — и поможете команде сосредоточиться на ключевых задачах.

Основные обязанности

Хозяйственное обеспечение и закупки:

• формировать и размещать заказы на офисные расходные материалы (вода, посуда, кофе, чай, сахар, салфетки, хозтовары, провизия);

• работать с поставщиками (компании, обеспечивающие товарами наш офис) — отдельно формировать заказы для Волгограда и Волжского;

• организовывать закупку и оформление заказов на технику для сотрудников;

• собирать и актуализировать данные о рабочей технике (модели компьютеров, установленные ОС и т. д.).

Административная поддержка и документооборот:

• контролировать оплаты, необходимые для функционирования инфраструктуры компании;

• заниматься отправкой и получением почты: формировать письма и реестры для Главпочтамта, оформлять курьерскую отправку (письма, накладные);

• встречать курьеров и принимать доставки;

• регистрировать входящие бумажные документы (отметка о поступлении), распределять их по ответственным подразделениям и папкам;

• собирать учредительные документы, проставлять отметку «Копия верна»;

• оказывать поддержку в подготовке документации для участия в тендерах.

Организация командировок и размещение сотрудников:

• полностью сопровождать процесс командировок: покупка билетов, бронирование отелей, сбор подтверждающих документов, запуск бизнес‑процесса по выплате суточных;

• решать вопросы, связанные с приездом удалённых сотрудников (в том числе бронирование квартир).

Организация мероприятий:

• координировать проведение корпоративов: подбирать площадки, собирать сметы, согласовывать детали;

• готовить компанию к участию в конференциях: согласовывать условия площадки, решать организационные вопросы.

Требования к кандидату

• опыт административной или координационной работы (желательно в офисе);

• умение работать с большим объемом задач и расставлять приоритеты;

• внимательность к деталям и аккуратность в работе с документами;

• навыки работы с офисными программами (MS Office, почта, мессенджеры), готовность осваивать внутренние системы учета и бизнес‑процессы;

• грамотная устная и письменная речь;

• стрессоустойчивость и способность оперативно решать возникающие вопросы.

Условия:

• Социальный пакет: ДМС, корпоративная мобильная связь
• Работу в компании с сильными принципами: мы приносим пользу, говорим правду, гордимся качеством, проявляем инициативу и работаем с удовольствием в профессиональной среде.
• Работу в аккредитованной в Минцифры IT-компании;
• Официальное трудоустройство по ТК РФ с первого дня. Полностью белую зарплату.
• График 5/2 с 9 до 18 (по МСК). Офисный формат работы, хорошая техника, мини-ивенты и классная команда.

Если Вы хотите стать частью команды, которая делает крутые ИТ-продукты — откликайтесь. Познакомимся и обсудим детали!