Помощник руководителя / специалист бэк-офиса

Обязанности:

• Бэк-офис и поддержка руководителей:
  выполнение поручений руководителей; контроль сроков по текущим задачам;
  подготовка и систематизация информации; ведение деловой переписки;
  координация взаимодействия с контрагентами, поставщиками и внутренними сотрудниками; помощь в организации встреч, звонков, командировок и рабочих процессов; ведение реестров, списков, таблиц и рабочих файлов.
• Работа с документами:
  подготовка, оформление и проверка первичных документов; работа с договорами, счетами, актами, спецификациями, накладными; контроль подписания и обмена документами; ведение электронного и бумажного архива;
  подготовка документов для отправки контрагентам; контроль наличия закрывающих документов; взаимодействие с бухгалтерией и юристами по документам.
• Закупочные функции:
  поиск поставщиков по поставленным задачам; запрос коммерческих предложений; сравнение цен, условий поставки и сроков; подготовка сводных таблиц по предложениям; согласование закупок с руководителем;
  оформление заказов; контроль оплаты, доставки и получения товара; взаимодействие с транспортными компаниями; контроль остатков и потребностей по отдельным позициям.
• Работа в Битрикс24: постановка и контроль задач в Битрикс24; обновление статусов задач; ведение карточек компаний, контактов и сделок; загрузка документов и комментариев; контроль сроков исполнения задач; напоминание ответственным о дедлайнах; поддержание порядка в CRM и задачах.

Требования:

опыт работы помощником руководителя, офис-менеджером, координатором, специалистом бэк-офиса, специалистом по документообороту или закупкам; уверенное владение Word, Excel / Google Sheets; опыт работы с CRM, желательно Битрикс24; внимательность к деталям; грамотная устная и письменная речь;
умение работать с документами; ответственность и исполнительность;
умение самостоятельно доводить задачи до результата; аккуратность в работе с файлами, таблицами и перепиской; способность работать в режиме многозадачности; готовность быстро разбираться в новых темах.
Будет преимуществом:
опыт работы с закупками; опыт взаимодействия с поставщиками; опыт работы с договорами и первичной документацией; понимание базового документооборота между юридическими лицами; опыт работы в производственной, инженерной, торговой или технической компании; умение быстро искать информацию, сравнивать предложения и готовить краткие выводы для руководителя.

Условия:

• Официальное трудоустройство.
• Пятидневная рабочая неделя (пн-пт), 10:00-18:00, уютный офис на Северо-западе города.
• Работа в стабильной развивающейся компании.
• Прямое взаимодействие с руководителями.
• Оформление и условия обсуждаются по итогам собеседования.
• Дружный веселый коллектив.

• Мы ищем не просто офисного сотрудника, а человека, который сможет стать надёжным помощником для руководителей: держать в порядке документы, задачи, закупки, коммуникации и рабочие процессы.
  Если вы внимательны, ответственны, умеете работать с документами и хотите развиваться в операционной поддержке бизнеса — будем рады познакомиться.