Секретарь ресепшен

Компания IBS - лидер в области IT-консалтинга и разработки, приглашает в свою команду секретаря на ресепшн.

Обязанности:

• Помощь в подготовке и проведении мероприятий согласно присланному в виде таблицы ТЗ: расставление мебели, предоставление воды, флипчартов, канцелярских принадлежностей, заказ пропусков при необходимости, печать информирующих о мероприятии объявлений, подготовка кофе-брейка на кухне сектора и помощь в организации фуршетов в зоне ресепшена у главного входа в конференц-зал;
• Участие в процессе оформления новых сотрудников: составление таблицы с данными сотрудников, выход которых запланирован на следующий рабочий день, и ее рассылка участникам процесса приема; подготовка пакетов заявлений; встреча и сопровождение сотрудников до пер. 3096 для дальнейшего оформления; уведомление администраторов подразделений о готовности их сотрудников; сканирование заявлений и их отправка на почту;
• Поддержание порядка в переговорные сектора D3
• Заказ канцтоваров для переговорных и для сотрудников сектора D3 25-го числа каждого месяца
• Заказ картриджей, бумаги и продуктов для кухонь и переговорных и воды
• Бронирование ВИП-помещений для мероприятий и встреч (Конференц-зал, ВИП-переговорная и Промостудия) по письменному запросу сотрудников (только после получения от них таблички с ТЗ). ВИП-переговорная бронируется исключительно для деловых встреч, на которых присутствуют ген. директора, управляющие партнеры (УПО) или внешние гости;
• Заказ пропусков для гостей и их автомобилей;
• Подготовка оборудования в переговорных (ВИП-переговорная, Промостудия и пер. 3099, 3096) перед проведением встреч: включение проектора, спикерфонов/колонок, камеры, подключение к Zoom-конференции или к проводу HDMI для вывода презентации на экран. Колонки в ВИП-переговорной ставить на зарядку за 3–4 часа до начала встречи и не оставлять их заряжать на долгое время.
• Обеспечивать документооборот для сотрудников сектора: получать корреспонденцию в ГРК, отмечать её в Directum RX, там же отправлять сканы документов ответственным сотрудникам; взаимодействовать по вопросу подписания документов с ЦПРП, ФС и приемными ген.директоров.
• Сканирование, копирование, печать и брошюровка документов. Помощь с печатью и брошюровкой материалов для мероприятий (например, для PCM).
• Оформление кейтеринга для встреч с внешними участниками

• Грамотная устная и письменная речь
• Клиентоориентированность
• Уверенный пользователь ПК: MS OutLook, Excel, Word
• Умение работать с офисной оргтехникой
• Деловые и личные качества: ответственность, коммуникативность, доброжелательность и желание помочь, умение внимательно работать с документами, презентабельный внешний вид

Возможно рассмотрение кандидатов с неоконченным высшим образованием, а также учащихся в ВУЗах, но форма обучения не должна предполагать дневного обучения.

• Больше, чем просто офис: спортзал в офисе, капсула сна и массажные кресла для отдыха, киберзона, массажист в офисе, медицинский кабинет, салон красоты в офисе
• Удобная цифровая система адаптации с элементами геймификации, которая поможет быстро и интересно погрузиться в корпоративную жизнь и процессы компании
• Яркие корпоративные мероприятия — от тематических вечеринок до спортивных мероприятий и выездных праздников
• Участие в волонтерских проектах, экологических акциях, проектах по восстановлению исторических объектов