Помощник/ассистент руководителя

.1. Помощник руководителя (ПР) осуществляет комплексное административное, организационное и информационное сопровождение руководителя компании, обеспечивая бесперебойную работу офиса и координацию между всеми подразделениями.

1.2. Ключевая специфика: в условиях проектной работы ПортСнаб (ремонты портальных кранов по РФ, 5 сервисных бригад, поставки из Китая, тендеры) ПР выступает «операционным хабом» — точкой сбора, систематизации и передачи информации между руководителем, производством, сервисом, продажами и внешними контрагентами.

Ведение календаря и планирование

Планирование рабочего дня руководителя: встречи, совещания, звонки, командировки, дедлайны по сделкам. Контроль отсутствия пересечений, напоминание за 1 час и за 15 минут. Согласование встреч с внешними контрагентами (порты, поставщики, банки).

Приём и фильтрация входящих коммуникаций

Обработка входящих звонков, писем, сообщений в мессенджерах. Фильтрация: срочные — сразу передать руководителю; стандартные — подготовить ответ или передать в работу исполнителю; спам — отсеять. Ведение журнала входящих обращений.

Подготовка документов для подписи

Предварительная проверка договоров, актов, спецификаций, счетов, служебных записок перед передачей руководителю: корректность реквизитов, наличие всех приложений, согласованность сумм и сроков, соответствие шаблону.

Ведение переписки от имени руководителя

Подготовка писем, ответов, приглашений, запросов информации. Согласование текста с руководителем перед отправкой. Ведение архива переписки по проектам и клиентам.

Ведение реестров договоров

Создание и актуализация реестра договоров: номер, контрагент, предмет, сумма, сроки, этапы оплаты, ответственный менеджер. Контроль сроков действия, напоминание о пролонгации за 30 дней.

Подготовка первичной документации

Оформление счетов, актов выполненных работ, накладных, счетов-фактур (совместно с бухгалтерией). Проверка соответствия данных в первичке и в договоре.

Контроль исполнения поручений руководителя

Ведение реестра поручений: что поручено, кому, срок, статус. Ежедневный контроль просроченных и срывающихся задач. Напоминание исполнителям и доклад руководителю о критических срывах.

Оперативная сводка для руководителя

Ежедневная подготовка «планёрки» / сводки: статус ключевых сделок, местонахождение бригад, сроки поставок из Китая, просроченные платежи, входящие тендеры.

Ведение CRM и проектного архива

Внесение в CRM данных по клиентам, сделкам, встречам (при отсутствии у менеджера). Контроль заполненности CRM менеджерами. Ведение папок проектов по каждому порту/крану (договоры, акты, фото, переписка).

Бронирование и маршрут

Бронирование билетов (ЖД, авиа, автобус), гостиниц, вахтовых поселков. Расчёт маршрута (с учётом удалённости портов, сезона, погоды в Заполярье). Передача маршрутного листа и контактов бригаде.

Возможно…

Обязанность

Организация совещаний и планёрок

Подготовка повестки, приглашение участников, бронирование переговорной/Zoom, подготовка презентаций и материалов. Ведение протоколов совещаний, фиксация решений и ответственных. Контроль исполнения решений.

Подготовка презентаций и отчётов

Подготовка презентаций для совещаний с заказчиками, отчётов для Ассоциации морских торговых портов, годовых отчётов. Вёрстка в PowerPoint / Word / PDF. Совместно с маркетологом

Организация деловых мероприятий

Организация участия в выставках («Кранэкспо», «Морской салон»), деловых поездок, переговоров в портах. Бронирование стендов, гостиниц, трансфера, подготовка промо-материалов.

Ведение реестра контактов и партнёров

Ведение базы контактов ключевых заказчиков, поставщиков, представителей портов, госорганов. Актуализация реквизитов, должностей, контактных данных.