Координатор направления платных мероприятий

Обязанности:

• Обработка поступивших от менеджера по продажам или руководителя проекта заявок и договоров (внесение в базу и спредшит, отправка в финансовую систему).

• Оформление изменений, аннуляций, дополнительных соглашений и других финансовых документов к договорам. Отправка надлежащим образом подготовленных документов (договора, счета, дополнительные соглашения) клиентам;

• Ведение базы данных делегатов и спонсоров: регулярное обновление и пополнение информации согласно принятым в Общества стандартам;

• Фиксирование всей информации, получаемой в результате взаимодействия со всеми контактами (существующими или потенциальными клиентами) Общества посредством использования электронной системы управления взаимоотношения с клиентами (CRM);

• Ведение номенклатуры компаний, проверка правильности и готовности работы в CRM;

• Контроль поступления всех платежей и любых задержек в оплате;

• Своевременная подготовка отчетов по продажам, а также других отчетов по требованию;

• Работа с бухгалтерией, предоставление необходимых сведений для бухгалтерии;

• Подготовка списков и документов для работы на мероприятиях. Сверка данных и документации на соответствие;

• Работа на мероприятиях в период их проведения;

• Консультирование участников по поводу договоров, счетов, заказов, других финансовых документов и финансовых вопросов;

• Предоставление клиентам закрывающих документов после проведения мероприятий (УПД);

• Выполнение поставленных задач в процессе подготовки к мероприятиям: сбор информации и рекламных материалов участников (логотипы, реклама, подготовка писем и др.), сбор макетов участников по рекламным опциям, сбор информации с именами сотрудников компании, которые имеют право находиться на мероприятиях, организация адресных информационных рассылок в срок;

• Консультирование клиентов по организационным вопросам участия в мероприятиях;

Требования:

• Отличное владение Excel;
• Опыт работы с документацией (договора, выставление счетов);
• Грамотная речь;
• Владение английским языком не ниже уровня upper-intermediate;
• Уверенное пользование ПК;
• Аккуратность, внимание, умение работать с большим объемов информации и цифр.

Условия:

• Стабильная работа в компании с 30-летней историей, возможность внести вклад в крупные амбициозные проекты в выставочной сфере;
• Работа в команде профессионалов, которые всегда поддержат. Доброжелательная атмосфера в коллективе.
• Использование передовых международных и российских практик.
• Гибридный формат работы, гибкое начало дня. 1-2 дня в неделю в офисе, остальное время работа ведётся удалённо. Предполагается выезд на площадку проведения выставок в Крокус Экспо.
• Постоянные тренинги, выстроенная система адаптации и наставничества.
• Активная корпоративная жизнь. Более 30 онлайн и оффлайн мероприятий для сотрудников. Корпоративный спорт в офисе, участие в благотворительных проектах, спортивные и творческие активности для сотрудников.
• Конкурентный уровень заработной платы. Система дополнительного вознаграждения за достижение целей.
• ДМС со стоматологией и психологической поддержкой, страхование жизни и выездов за рубеж.
• 100% оплачиваемый больничный (до 14 дней).
• Корпоративные курсы английского и китайского языков.