Специалист по административной поддержке

Требования:

• Высшее образование.
• Знание английского на уровне Upper Intermediate.
• Знание китайского языка (устное и письменное) на уровне

Обязанности:

• Организация и сопровождение служебных командировок сотрудников по РК и за рубежом (авиабилеты, проживание, трансферы и сопутствующие услуги)
• Визовая поддержка сотрудников, выезжающих в зарубежные командировки (по необходимости подготовка документов и взаимодействие с визовыми центрами)
• Взаимодействие с подрядными организациями по административным услугам и транспортному обеспечению
• Контроль исполнения договоров, сроков их действия и своевременного продления

Транспортное обеспечение

• Координация работы водителей офиса в г. Астана
• Контроль плановых перевозок и взаимодействие с водителями офиса в г. Астана
• Контроль прохождения предрейсовых медицинских и технических осмотров офиса в г. Астана
• Ведение учета рабочего времени, переработок и командировок водителей офиса в г. Астана
• Подготовка отчетности по транспортному обеспечению
• Оперативное выполнение запросов от других подразделений, связанных с транспортными перевозками, организацией проживания и бронированием авиабилетов

Документальное сопровождение

• Знание закупочной процедуры, включая заключение рамочных и годовых договоров с подрядчиками
• Проверка, обработка и запуск первичной бухгалтерской документации (АВР, счета на оплату и др.) в соответствии с внутренними процедурами компании
• Контроль оплаты административных услуг, парковочных мест и иных расходов
• Ведение административной отчетности

Координация и сопровождение визитов делегаций

• Получение программы визита и подготовка информационного сопровождения
• Согласование программы пребывания с принимающими и ответственными подразделениями
• Информирование подразделений о визите, его деталях
• Организация коммуникации по визиту (электронная почта, рабочие таблицы, чаты)
• Организация транспортного сопровождения визита (координацию работы водителей по передвижению гостей по городу и на производственные объекты)
• Организация размещения гостей (бронирование гостиниц и сопровождение процесса заселения)
• Оперативное информирование участников процесса об изменениях в программе визита

Условия работы:

• График 5/2