Помощник генерального директора

Доброго дня!

Компания ООО «ТК Восток» приглашает помощника генерального директора!

С момента своего основания в 2010 году ООО «ТК «Восток» прошла путь от транспортного предприятия до крупной строительно-монтажной компании.

За 14 лет успешной работы мы накопили богатый опыт в сфере грузоперевозок, строительства и обслуживания объектов нефтяной промышленности, дорожной и аэродромной инфраструктуры. Мы гордимся тем, что являемся надежным партнером для наших клиентов, предоставляя им комплексные решения и высококачественные услуги.

Наша команда высококвалифицированных специалистов и собственный парк современной техники и оборудования позволяют нам выполнять объекты любой сложности. Присоединившись, к нашей команде, вы станете частью динамичной и амбициозной компании, где сможете внести свой вклад в развитие отрасли и реализовать свой профессиональный потенциал.

Ваши задачи:

Организация и контроль делопроизводства на предприятии:

· Обеспечение контроля за соблюдением требований по ведению делопроизводства.

· Методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях.

· Разработка, внесение изменений и поддержание в актуальном состоянии внутренних стандартов и нормативной документации по делопроизводству (СТП ИСМ).

· Контроль за правильным составлением, оформлением и написанием документов.

Документооборот и работа с корреспонденцией:

· Обеспечение своевременной обработки входящей и исходящей корреспонденции, ее доставка по назначению.

· Регистрация входящих (письма, служебные записки) и исходящих документов в системе электронного документооборота (Директум).

· Контроль за отправкой исходящей корреспонденции через почтовые и курьерские службы.

· Прием, предварительная сортировка и распределение документации, поступающей на рассмотрение Генеральному директору.

Контроль исполнения поручений и распорядительных документов:

· Контроль за исполнением приказов, распоряжений и поручений Генерального директора.

· Ведение контроля за соблюдением сроков исполнения документов.

· Подготовка отчетов для руководства о ходе исполнения поручений.

· Создание поручений в системе Директум и контроль их исполнения.

Организационное и информационное сопровождение деятельности Генерального директора:

· Планирование рабочего графика Генерального директора.

· Организация приема гостей Генерального директора (встреча, регистрация, обслуживание).

· Подготовка и организация заседаний, совещаний (сбор материалов, оповещение участников, ведение протоколов).

· Организация служебных командировок (бронирование билетов, гостиниц, оформление документов).

· Подготовка писем, запросов и других документов по поручению руководства.

· Обеспечение рабочего места Генерального директора необходимыми средствами оргтехники и канцелярскими принадлежностями.

Административно-хозяйственное обеспечение:

· Обеспечение структурных подразделений канцелярскими товарами.

· Планирование бюджета и анализ расходов на общехозяйственные

Нужды офиса.

· Организация материально-технического обеспечения мероприятий (переговоры,

презентации, кофе-брейки).

· Контроль за сохранностью материальных ценностей.

Финансово-отчетные функции:

· Подготовка финансовой отчетности Генерального директора и передача в бухгалтерию.

· Контроль за закрытием/возвратом подотчетных сумм Генерального директора, выплатой командировочных.

Работа с документальным фондом:

· Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и обеспечение их сохранности.

Требуемые навыки и компетенции:

Высшее образование;

Стаж работы по профессии - не менее 3-х лет;

Прикладные навыки

Цифровая грамотность: Уверенное владение офисными пакетами (MS Word, Excel) и системой 1С:ДО, 1С:ERP.

Делопроизводство: Опыт ведения электронного и бумажного документооборота. Знание стандартов оформления официальных писем, приказов и протоколов.

Управление календарем: Профессиональное планирование рабочего дня руководителя, организация встреч и совещаний без накладок (тайм-менеджмент).]

Travel-поддержка: Бронирование билетов, отелей, трансферов и составление сложных логистических маршрутов (командировочных треков).

Бизнес-аналитика: Способность работать со сводными таблицами в Excel. Умение делать структурированные презентации (PowerPoint).

Финансовая грамотность: Базовое понимание бюджетирования, финансовой отчетности и первичных бухгалтерских документов.

Гибкие навыки

Коммуникабельность: Умение находить подход к разным людям, грамотная устная и письменная речь. Умение дипломатично, но твердо контролировать выполнение задач другими отделами.

Стрессоустойчивость: Сохранение эффективности в условиях жестких дедлайнов, форс-мажоров и резкой смены приоритетов.

Конфиденциальность: Абсолютная надежность в хранении коммерческой тайны и личной информации руководителя.

Многозадачность: Способность одновременно вести несколько разноплановых проектов без потери качества.

Проактивность: Навык работы на опережение: способность предугадывать запросы руководства и презентовать готовые сценарии решения задач вместо стандартных вопросов.

Ждем Ваших резюме!

Благодарим за интерес, проявленный к нашей компании. Стандартный срок рассмотрения резюме - 14 дней. Отсутствие ответа в течение двух недель означает, что пока мы не можем предложить Вам подходящую вакансию. Ваше резюме сохраняется в базе данных, и если вакансия появится, мы предложим её Вам для рассмотрения.