Офис-менеджер/ административный ассистент

О позиции

Ищем самостоятельного и мобильного офис-менеджера с функциями административного ассистента. Сотрудник будет обеспечивать бесперебойную работу нескольких офисов в центре Москвы, сопровождать совещания, закрывать городские поручения и помогать основному личному ассистенту руководителя в задачах, требующих физического присутствия.

Роль подходит человеку, который умеет быстро переключаться между задачами, сохраняет аккуратность в деталях и доводит каждое поручение до подтверждённого результата. Работа не ограничивается нахождением в офисе: важны готовность оперативно перемещаться по Москве и умение корректно представлять интересы руководителя.

Основные задачи

• Организация ежедневной работы нескольких офисов: порядок, необходимые расходные материалы, вода, продукты, канцелярия и иные закупки.

- Один из офисов небольшого размера, не используется на постоянной основе, постоянное присутствие в нем не требуется, исключительно по просьбе собственника, состоит из рабочего кабинета, переговорной и гостиной комнаты с кухней.

• Контроль исправности офисной техники и взаимодействие с подрядчиками по хозяйственным и административным вопросам.
• Подготовка переговорных и рабочих пространств к совещаниям, встреча участников, организация воды, кофе-брейков и необходимых материалов.
• Административное сопровождение встреч: координация участников, печать и подготовка документов, выполнение организационных поручений.
• Получение, передача и доставка документов; работа с курьерскими службами и водителями.
• Выполнение срочных покупок и иных городских поручений руководителя, когда требуется личное присутствие ответственного сотрудника.
• Взаимодействие с основным личным ассистентом: получение задач, фиксация статусов, контроль сроков и подтверждение результата.
• При необходимости — подмена основного ассистента по отдельным текущим задачам: фиксация поручений, организация встреч, координация исполнителей, подготовка документов и передача статусов.
• Соблюдение режима строгой конфиденциальности и бережное отношение к частной информации.

Что мы ожидаем

• Опыт работы офис-менеджером, административным ассистентом, координатором или помощником руководителя.
• Готовность к разъездному характеру работы и оперативным перемещениям по Москве.
• Самоорганизация: умение вести список задач, расставлять приоритеты, соблюдать сроки и не терять поручения.
• Высокая ответственность: задача считается выполненной только после проверки итогового результата.
• Грамотная устная и письменная речь, тактичность, аккуратный внешний вид и понимание делового этикета.
• Уверенное использование мессенджеров, офисных программ, календарей и современных цифровых инструментов.
• Умение сохранять спокойствие и доброжелательность при одновременной работе с несколькими задачами.
• Готовность подписать NDA и соблюдать строгую конфиденциальность.

Будет преимуществом

• Опыт ассистирования при совещаниях и организации деловых встреч.
• Опыт работы в частном офисе, family office или в непосредственном подчинении руководителю.
• Готовность постепенно расширять круг задач и осваивать новые функции, обучаться.

Условия

• Работа в стабильной структуре с долгосрочным горизонтом сотрудничества.
• Офисы в центре Москвы; регулярные выезды по городу в рамках рабочих задач.
• Полная занятость, график 5/2, гибкие границы физического присутствия в офисах. Возможность выполнения отдельных срочных задач вне стандартного рабочего времени
• Заработная плата обсуждается индивидуально по итогам собеседования и зависит от опыта кандидата.
• Постепенное введение в задачи и возможность профессионального роста до расширенного административного ассистирования.

Важно

Это не исключительно кабинетная позиция. Мы ищем человека, который одинаково уверенно организует работу офисов, сопровождает встречи и лично закрывает срочные городские задачи, когда важны скорость, ответственность и конфиденциальность.