Администратор департамента

Основные задачи:

1. Управление документооборотом:

• самостоятельно готовить, проверять и запускать процесс согласования договоров, дополнительных соглашений, актов и счетов (в 1С и на бумаге).
• обеспечивать соответствие всех исходящих документов стандартам оформления, визирования и действующему документообороту компании.

2. Подготовка распорядительных документов:

• готовить проекты приказов, распоряжений и поручений по деятельности департамента.
• оформлять служебные и пояснительные записки для внутреннего согласования.
• отслеживать сроки исполнения приказов руководства и доводить их до исполнителей.

3. Финансовое сопровождение:

• контролировать полный цикл финансового поручения - от создания заявки контрагентом до фактического списания средств, взаимодействуя с бухгалтерией на этапе подготовки реестров.
• отражать и сверять фактические платежи с бюджетом департамента, выявляя отклонения, формировать таблицу движения денежных средств (БДДС).

4. Координационная поддержка:

• организовывать коммуникацию с контрагентами (встречи, рассылки по шаблонам), выступая связующим звеном между юристами, бухгалтерией и коммерческим отделом.
• организовывать встречи внутри отдела и с сотрудниками сторонних отделов группы компаний.

Мы ожидаем:

Знание нормативной базы и стандартов делопроизводства:

• Знание требований к оформлению организационно-распорядительных документов
• Понимание маршрутов согласований в 1С: Документооборот.
• Знание инструкции по делопроизводству и основ обработки первичной документации.

Технологическая грамотность и работа в системах:

• Уверенное владение 1С.
• Владение электронным документооборотом (ЭДО).
• Продвинутый уровень MS Office.
• Работа с корпоративными информационными системами (Битрикс24).

Финансово-учётные компетенции:

• Понимание типов документов первичного бухгалтерского учёта (счета, акты, накладные).
• Умение формировать отчёты по движению денежных средств (БДДС).
• Понимание процесса сопровождения платежей: от заявки до контроля оплаты.
• Навык работы с реестрами платежей и взаимодействия с бухгалтерией.

Договорная работа:

• Знание типов договоров, дополнительных соглашений, приложений.
• Умение формировать, проверять и запускать процесс согласования документов.
• Навык контроля юридически значимых документов (подписи, печати, сроки)
• 1С: Документооборот, 1С: Бухгалтерия, Excel, Word, PowerPoint, Битрикс24, Контур, Диадок.

Мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ, "белая" заработная плата, выплаты два раза в месяц.
• Работа в динамичной компании вместе с опытной командой.
• Интересные амбициозные задачи и перспективы личного и профессионального развития.
• Отличный социальный пакет: забота о здоровье - ДМС с первого месяца (включая стоматологию), материальная помощь сотрудникам, оплата обучения.
• Система скидок и привилегий от партнеров по корпоративной программе BestBenefits.
• Комфортная корпоративная культура: поздравления и подарки сотрудникам, детские праздники и другие корпоративные события.
• Современный стильный офис в самом центре города, в шаговой доступности от метро Кузнецкий мост, метро Театральная - БЦ Женевский Дом, улица Петровка дом 7.
• Кофемашина, чай, своя уютная кухня в офисе.
• График работы 5/2, с 09:00 до 18:00, 5/2, суббота, воскресенье - выходные.

Становитесь частью PLUS команды и будьте с нами всегда в плюсе!