Менеджер по договорной работе и планированию / Помощник руководителя

Калининград, Воздушная улица, 80

Описание вакансии

Описание должности

В проектную организацию (г. Калининград) требуется помощник руководителя. Работаем в Битрикс24.

Вы будете готовить документы, составлять календарные планы, следить за сроками, вести таблицы и контролировать, чтобы всё делалось вовремя. Руководитель проверяет и подписывает — вы готовите и доводите до конца.

Основные обязанности

1. Договоры и коммерческие предложения (КП)

Готовить договоры по готовым шаблонам (реквизиты, суммы, этапы, сроки).
Готовить коммерческие предложения для новых заказов.

2. Календарные планы работ

Составлять календарные планы к договорам (этапы → даты → ответственные).
Согласовывать их с руководителем.

3. Контроль сроков в Битрикс24

Заносить все этапы и дедлайны в Битрикс24 (задачи, вехи).
Настраивать автоматические напоминания.
Ежедневно отслеживать просрочки и напоминать исполнителям.

4. Таблицы и учёт для руководителя

Вести реестр договоров (сумма, статус, оплаты, следующие этапы).
Вести таблицу исполнителей (кто над чем работает, загрузка, сроки освобождения).
Раз в неделю готовить краткую сводку по срокам.

5. Бухгалтерия (уровень документов)

Выставлять счета и акты по договорам.
Передавать документы бухгалтеру на оплату.
Участвовать в сверках с контрагентами.

6. Общая поддержка руководителя

Разбирать входящие запросы по документам.
Помогать готовить ответы заказчикам.
Фиксировать задачи после устных поручений и доводить до результата.

Требования

Обязательные:

Высшее образование.
Опыт работы с договорами и первичной документацией от 1 года.
Уверенное знание Битрикс24 (создание задач, вех, сделок, настройка напоминаний, простые отчёты).
Уверенное владение Excel / Google Таблицы (фильтры, условное форматирование, сводные таблицы).
Понимание структуры календарного плана работ.
Грамотная письменная и устная речь.
Ответственность и системность.