Личный ассистент

О компании

Мы развиваем международный личный бренд, образовательные проекты, мероприятия и ретриты в сфере личностного развития, психологии, духовных практик и осознанного образа жизни.

Мы ищем активного Personal Assistant, который будет обеспечивать порядок, контроль исполнения задач и эффективное взаимодействие между всеми участниками команды.

Освободить руководителя и Executive Operations Manager от ежедневной административной нагрузки, коммуникаций и рутинных задач, обеспечивая порядок в операционной деятельности.

Обязанности

Календарь и встречи

• Ведение календаря руководителя.
• Назначение, перенос и подтверждение встреч.
• Подготовка ежедневного расписания.
• Напоминание участникам о встречах.
• Контроль изменений в графике.

Коммуникации

• Первичная обработка входящих сообщений.
• Коммуникация с подрядчиками, клиентами и партнёрами.
• Запрос необходимой информации у подрядчиков.
• Контроль получения ответов.
• Ведение деловой переписки на русском и английском языках по шаблонам.

Работа с подрядчиками

• Поиск подрядчиков по заданным критериям.
• Сбор и систематизация предложений.
• Запрос счетов и договоров.
• Контроль подписания документов.
• Контроль сроков выполнения задач подрядчиками.

Документооборот

• Ведение файловой системы.
• Поддержание порядка в Google Drive и рабочих папках.
• Поиск и систематизация документов.

Социальные сети и контент

• Контроль работы подрядчиков

Административная поддержка семьи

• Запись к врачам, специалистам и на услуги.
• Организация доставки товаров и услуг.
• Коммуникация с персоналом дома при необходимости.
• Выполнение административных поручений руководителя.

Отчётность

• Подготовка еженедельного отчёта.
• Контроль списков задач.
• Обновление статусов по поручениям.
• Ведение трекера задач.
• Контроль дедлайнов.

Требования

Обязательные

• Опыт работы на административной позиции
• Высокий уровень самоорганизации.
• Умение одновременно вести несколько задач
• Грамотный русский язык.
• Уверенный английский язык (не ниже Upper Intermediate).
• Готовность быть на связи в нерабочее время и быстро реагировать на срочные вопросы.

Личные качества

• Проактивность.
• Высокая ответственность.
• Системность мышления.
• Умение доводить задачи до результата.
• Дипломатичность.
• Стрессоустойчивость.
• Конфиденциальность.
• Внимательность к деталям.

• Соблюдение сроков реализации проектов.
• Выполнение задач подрядчиками в срок.
• Отсутствие просроченных поручений.
• Скорость решения операционных вопросов.
• Своевременность отчетности.
• Уровень удовлетворенности руководителя качеством поддержки.