Специалист по документообороту

Компания ООО "ДИНЕКС" ищет исполнительного и ответственного специалиста по документообороту для долгосрочного сотрудничества.

ООО «ДИНЕКС» активно развивается в сфере грузовых перевозок с 2016 года. За эти годы мы успели завоевать доверие крупнейших российских компаний-производителей и сетевых ритейлеров, которые сотрудничают с нами на постоянной основе.

Основные обязанности:

1. Работа с входящей корреспонденцией и ЭДО:

• Мониторинг почтовых ящиков и систем ЭДО (СБИС, ДИАДОК);
• Обработка писем от перевозчиков, экспедиторов и заказчиков;
• Сортировка и фильтрация входящей почты;
• Оперативное информирование менеджеров о критических ситуациях.

2. Приём и учёт документов:

• Приём документов через email, ЭДО, мессенджеры;
• Проверка вложений и регистрация в системе «Умная логистика» (с указанием номеров, дат, перевозчиков, заказов).

3. Проверка документов:

• Контроль комплектности (ТРН, акты, доверенности, счета, УПД и др.);
• Проверка корректности заполнения (реквизиты, печати, подписи);
• Сверка данных с транспортными заявками и тарифами;
• Расчёт сумм к оплате, включая дополнительные услуги.

4. Взаимодействие с контрагентами:

• Уведомление перевозчиков об ошибках и запрос исправленных документов;
• Переписка по вопросам документооборота;
• Согласование с менеджерами и руководством.

5. Планирование и контроль платежей:

• Формирование и обновление платёжного календаря;
• Контроль сроков поступления актов и оплаты;
• Предотвращение штрафных санкций.

6. Подготовка и проведение платежей:

• Проверка финансовых документов (акты, счета, УПД, путевые листы);
• Сверка сумм с договорами и заявками;
• Подготовка заявок на оплату и служебных записок;
• Формирование платёжных поручений в 1С;
• Отправка платежей и ведение платёжного календаря.

7. Оформление закрывающих документов для клиентов:

• Подготовка счетов‑фактур, УПД, актов, ТН, ТТН, CMR;
• Заполнение реквизитов по законодательству и требованиям заказчиков;
• Отправка документов (email, ЭДО, почта, курьер);
• Регистрация в учётной системе и архивация.

8. Отчётность и взаимодействие с отделами:

• Передача документов в бухгалтерию (раз в месяц);
• Координация с логистикой, бухгалтерией, клиентским сервисом;
• Подготовка отчётов о платежах и задолженности;
• Консультирование сотрудников и клиентов по документам.

Требуемые навыки:

• Приветствуется опыт работы в сфере логистики;
• Работа с системами ЭДО (СБИС, ДИАДОК);
• Владение 1С и учётной системой «Умная логистика»;
• Знание требований к оформлению первичных и закрывающих документов;
• Умение сверять данные и выявлять расхождения;
• Навыки деловой переписки и взаимодействия с контрагентами.

Условия и преимущества:

• Официальное трудоустройство
• Зарплата 55 000 на испытательном сроке
• График работы 5/2, с 9:00 до 18:00
• Уютный офис и дружелюбная команда профессионалов
• Работа в стабильной компании, которая ценит своих сотрудников.

Присоединяйтесь к нам и станьте частью команды, которая движет бизнес вперёд!