Помощник/ассистент руководителя

Мы ищем организованного и проактивного координатора/ассистента руководителя, который возьмёт на себя операционную поддержку руководителя Летней научно-исследовательской лаборатории, посвященной изучению проблем в благоустройстве городской среды и поможет выстроить чёткие процессы внутри команды.

Чем предстоит заниматься:

1. Коммуникации
— Взять на себя значительную часть внешней переписки и общения с партнёрскими площадками, университетами и другими контактами
— Быть «голосом» лаборатории в чатах и мессенджерах, оперативно решая вопросы и снижая нагрузку на руководителя
2. Оперативные задачи
— Искать и актуализировать контакты
— Добывать нужную информацию в моменте (звонить, писать) — такие «горящие» поручения, которые возникают по ходу дня и должны быть быстро закрыты
3. Координация групп и расписания
— Администрировать проектные группы (чаты/беседы)
— Вести таймлайн проекта (формат Excel/Яндекс Трекер)
— Отслеживать статусы и вовремя подключать руководителя
— Помогать синхронизировать встречи и напоминать о ключевых точках
4. Административная поддержка
— Вести календарь руководителя, следить за расписанием и дедлайнами
— Выполнять базовые организационные задачи (документы, рассылки, упорядочивание файлов и т.п.)
5. Система хранения знаний (самая важная задача)
— Совместно с руководителем спроектировать и настроить единую систему хранения и передачи знаний внутри лаборатории
— Следить за порядком в этой системе: чтобы всё было структурировано, без нарушений, четко и прозрачно
— Постоянно дорабатывать и поддерживать базу, чтобы информация не терялась, а опыт накапливался и легко передавался

Что для нас важно:
— Умение быстро переключаться между задачами и не терять фокус
— Внимательность и любовь к порядку (таблицы, регламенты, структура)
— Способность спокойно и доброжелательно общаться с разными людьми
— Опыт работы с мессенджерами, Яндекс Трекером, Excel
— Проактивность: видеть, что «провисает», и подхватывать без дополнительных напоминаний

Условия и формат работы обсуждаются на собеседовании. Если вам близка идея помогать выстраивать умную лабораторию, где всё разложено по полочкам, — откликайтесь, будем знакомиться!