Координатор отдела делопроизводства

Санкт-Петербург, набережная реки Карповки, 5

Метро: Выборгская

Показать контакты

Описание вакансии

Лабораторная служба Хеликс сегодня:

9 технологических площадок: 7 автоматизированных Лабораторных комплексов общей площадью 16 200 кв. м в Москве, Санкт-Петербурге, Екатеринбурге, Краснодаре, Новосибирске, Минске и Алматы, а также патоморфологическая лаборатория «Лаборатуар Де Жени».
Более 900 диагностических центров. Более 260 городов присутствия в России, Казахстане и Беларуси.
Более 6500 сотрудников, объединённых общими целями и ценностями.

Присоединяйтесь к нам!

ПОДРОБНЕЕ О ВАКАНСИИ:

Отдел документооборота состоит из делопроизводителей и координаторов. Наша миссия — сделать работу с документами предсказуемой, безошибочной и быстрой. Цель не просто «подписывать бумажки», а строить и контролировать цифровые процессы, от которых зависит скорость сделок и финансовая безопасность компании.

Мы ищем Координатора, который любит порядок и ясность в документах. Нам нужен не исполнитель, а проактивный архитектор процессов в рамках своей зоны ответственности. Человека, который видит потенциальную ошибку в договоре еще до того, как ее увидят все остальные.

ЧЕМ ПРЕДСТОИТ ЗАНИМАТЬСЯ:

Подготовка документов на подписание:
Формирование пакетов документов для подписания руководителями с соблюдением всех требований (чек-листы, наличие виз, корректные реквизиты).
Экспертиза в электронном документообороте (ЭДО):
Работа в СБИС: настройка маршрутов, отправка документов контрагентам (Загрузка документов на подписание со стороны компании с последующей отправкой контрагенту), контроль подписания с обеих сторон, решение спорных ситуаций ( в ЭДО (СБИС).
Работа в 1С:Документооборот: регистрация документов, сопровождение процессов согласования. Сканирование документов по необходимости.
Взаимодействие с кросс-функциональными командами (ключевая часть работы):
С менеджерами по продажам и закупкам — по оперативному сопровождению процесса подписания документов, разъяснению требований к документам, сбору корректных данных.
Работа с учетными системами:
Ведение данных в 1С:БП — контроль задач и сроков.
Оформление заявок на оплату и проверка актов в 1С:УПП с соблюдением требований к описанию и основанию.

ЧТО МЫ ЖДЕМ ОТ ВАС:

Опыт работы от 1-2 лет в аналогичной роли (документооборот, договорная работа, делопроизводство в коммерческой компании).
Обязательное уверенное владение: СБИС, 1С:Документооборот (или аналогичной СЭД), 1С:УПП (или 1С:Бухгалтерия) на уровне пользователя.
Умение работать с электронными подписями (ЭЦП), понимание юридической значимости ЭДО.
Грамотная устная и письменная речь.
Структурность и внимательность к деталям: Вы замечаете лишнюю точку в реквизитах и несоответствие суммы в договоре и спецификации.
Коммуникабельность и настойчивость: Вы умеете мягко, но твердо объяснить менеджеру, почему его договор вернули на доработку и добиться корректных данных.
Системное мышление: Вы видите не просто документ, а процесс, частью которого он является.
Ответственность и стрессоустойчивость: Вы умеете работать в условиях сжатых сроков.

ЧТО МЫ ПРЕДЛАГАЕМ:

Работа в крупной международной компании.
Комфортный офис в пешей доступности от ст. м. Петроградская;
График работы: 5/2 с 9:30 до 18:00;
Срочный трудовой договор;
Официальное оформление и социальные гарантии;
Стабильная заработная плата 2 раза в месяц (оклад + премия);
Комфортный коллектив, помощь опытных коллег;
Внутреннее обучение и профессиональный рост;
Скидки на услуги Компании для вас и ваших близких.

Уважаемые соискатели, оставляйте отклик и открывайте для себя новые возможности! Присоединяйтесь к команде "Хеликс"!