Помощник/ассистент руководителя

Добрый день!

Мы "VICTORY group" являемся одним из лидирующих рекламных агентств России. Наши клиенты — это крупнейшие автохолдинги, застройщики, медицинские центры и другие компании различных отраслей.

Более 15 000 компаний каждый месяц доверяют нам!

Ведём работу по двум направлениям:

1. ORM service

Мы более пяти лет работаем в сфере репутационного маркетинга в интернете.
Лучше всех в России понимаем, как работать с негативом.
Помогаем в создании положительного образа компании с гарантией.

2. Лидогенерация

Можем найти заинтересованных клиентов в любой сфере.
Применяем инновационные решения в интернет-маркетинге, показываем лучшие результаты на рынке.

Обязанности:

Управление графиком руководителя:

• Ведение рабочего календаря: обработка всех входящих запросов на встречи (подтверждение, перенос, отказ, координация участников);
• Подготовка брифов за 24 часа до каждой встречи: участники, контекст прошлых договорённостей, ожидаемые решения, материалы.

Рабочие коммуникации:

• Фильтрация рабочих входящих сообщений (e-mail, Telegram);
• Ведение реестра задач руководителя по итогам встреч;
• Корпоративные коммуникации.

Контроль исполнения поручений:

• Ведение единого реестра задач, поставленных руководителем команде: контроль сроков и статусов;
• Эскалация просрочек и узких мест руководителю до того, как они становятся критичными;
• Сбор обратной связи и отчётов от исполнителей в формате, удобном руководителю;
• Ведение протоколов рабочих встреч с фиксацией решений, ответственных и дедлайнов.

Рабочая операционка:

• Заполнение типовых форм и таблиц в системах учёта компании;
• Сборка презентаций и материалов руководителя по готовым шаблонам;
• Координация рутинных вопросов между функциями компании, не требующих внимания первого лица;
• Сбор информации по запросу: подборки, справки по контрагентам, конкурентам, отраслевым новостям;
• Подготовка периодических summary и отчётов (еженедельных, ежемесячных, квартальных).

Деловые поездки:

• Полная организация командировок (совместно с офис-менеджером): билеты, отели, трансферы.

Требования:

• Опыт работы 1-на-1 с топ-руководителем (CEO / founder / владелец бизнеса / директор по направлению) — от 2 лет;
• Подтверждённая исполнительная дисциплина: способность держать в работе 50+ параллельных задач и поручений без потерь;
• Проактивность: умение видеть и делать на шаг вперёд, без указаний;
• Готовность прямо напоминать и эскалировать — руководителю и команде, без «деликатных намёков»;
• Зрелость суждения и строгая конфиденциальность;
• Грамотная устная и письменная деловая речь;
• Английский язык — от B1;
• Уверенное владение календарями, таск-трекерами;
• Готовность к ненормированному графику в рамках рабочего времени руководителя и к командировкам.

Условия:​​​​​​​

• Гибридный формат работы (удаленно и в офисе по необходимости);
• Адрес офиса: г. Екатеринбург, Восточная 7Г (ТЦ "Восточный");
• График работы: 5/2 10:00 – 19:00 (с разумной гибкостью под ритм руководителя);
• Заработная плата обсуждается индивидуально с успешными кандидатами;
• Оплачиваемые командировки и travel-расходы при сопровождении руководителя;
• Перспектива профессионального и карьерного роста.