Операционист отдела продаж / Специалист по документообороту

ООО Ледокул — производственная компания, работающая на рынке с 2011 года. Наш профиль: пищевой лед и безалкогольные основы для напитков (кордиалы).

У нас есть собственная производственная база, отлаженная логистика и сформированная клиентская база. Наша продукция востребована в сегментах:
- HoReCa: кафе, бары, рестораны, кофейни, фуд-корты, сервисы доставки
- Retail: МетроКэш&Кери, АзбукаВкуса, Мираторг, ОК, ВкусВилл.

Текущая ситуация: отдел продаж работает в пассивном режиме (прием и обработка заказов).

Кто нам нужен

Мы перезапускаем отдел продаж в компании, которая более 15 лет производит пищевой лёд и безалкогольные основы для коктейлей. Рынок был непростым, сейчас — новый этап.

Нам нужен спокойный, ответственный операционист, который не боится временного хаоса, но стремится его упорядочить. Вы не останетесь один на один с проблемами — директор будет рядом на период входа в должность.

Не подойдёт, если вы:

· ждёте идеально отлаженные процессы «с первого дня»;

· не любите проверять чужие ошибки в документах;

Чем предстоит заниматься

Вы — «центр управления документами и заказами» отдела продаж. Ваша задача — сделать так, чтобы менеджеры и клиенты не спотыкались о бумаги, а процесс от заказа до закрывающих документов шёл как по рельсам.

Основные обязанности:

· Приём и обработка входящих заказов от клиентов (по почте, мессенджерам, телефону — без активных продаж).

· Подготовка сопроводительной документации и маркировки к отгрузке (товарные накладные, УПД, этикетки / стикеры для продукции).

· Подготовка договоров с входящими условиями клиента (на основе шаблонов, внесение согласованных изменений).

· Отслеживание дебиторской задолженности: контроль оплат, напоминания клиентам по регламенту, сверки с клиентами.

· Акты сверки — отправка по требованию. При возникновении вопросов, разбирается бухгалтерия.

· Работа с ЭДО (выставление и получение документов через оператора, контроль входящих).

· Приёмка и проверка документов после отгрузки от контрагента: правильность заполнения, наличие печати и подписи, соответствие заказу.

· Входящие звонки по статусу заказов, документам, оплатам — и синхронизация запросов между отделами (производство, склад, бухгалтерия, логистика).

· Взаимодействие со смежными подразделениями — чтобы ни один запрос клиента не завис.

---

Требования к кандидату

Обязательно:

· Опыт работы в похожей роли: операционист, документовед, ассистент отдела продаж, офис-менеджер с функциями документооборота — от 1 года.

· Уверенный Excel (таблицы, фильтры, базовые формулы) и работа с почтой / мессенджерами в многозадачном режиме.

· Понимание принципов первичного учёта (счёт, договор, накладная, акт, УПД) и ЭДО.

· Внимательность к деталям: ошибки в документах будут найдены вами, а не клиентом.

· Системность и стрессоустойчивость — в периоды высокой загрузки.

Будет плюсом:

· Опыт в производственной или пищевой компании.

· Знание 1С (любая конфигурация) или CRM.

· Опыт работы с ЭДО (Диадок, СБИС, Контур).

---

Условия работы

· График: 5/2, с 9:00 до 18:00.

· Оформление по ТК РФ с первого дня.

· Испытательный срок: 3 месяца.

· Зарплата: оклад + премия по KPI.

· Место работы: офис, по адресу работодателя.

· Стажировка и поддержка: первое время вас будет сопровождать собственник и генеральный директор — все вопросы решаются быстро, без бюрократии.