Ассистент сервисной службы

ООО «Энергия холода» — российский производитель систем промышленного охлаждения: чиллеры и градирни NCT, комплексные проекты под ключ.

Сервисная служба компании оказывает услуги шеф-монтажа, пусконаладки, диагностики, ремонта, сервисного обслуживания и продажи ЗИП. Мы усиливаем команду бизнес-ассистентом сервиса, чтобы снять с менеджеров административную нагрузку и освободить им время для продаж и работы с клиентами.

Чем предстоит заниматься

• Собирать исходные данные для документов: запрашивать у смежных отделов себестоимость, сроки поставки, стоимость доставки, реквизиты и другую информацию, а у заказчиков — их реквизиты и подтверждения.

• Готовить документы по сделкам: оформлять КЗ, ТКП, проекты договоров и счета по утверждённым шаблонам и направлять их клиентам по поручению менеджеров по развитию сервиса.

• Фиксировать ход сделок в CRM: создавать и обновлять задачи и статусы, контролировать полноту и актуальность информации по сделкам.

• Обеспечивать прохождение документов внутри компании: взаимодействовать с отделами реализации, бухгалтерией, юридическим отделом и офис-менеджером по вопросам согласования, выставления счетов и отправки документов.

• Поддерживать порядок в документах: архивировать подписанные документы по установленной структуре папок.

• Готовить регулярную отчётность: формировать и сдавать еженедельный реестр задач и документов в установленный срок.

• Обеспечивать бесперебойную работу сервисной службы за счёт точного и своевременного документооборота, освобождая время менеджеров для продаж и работы с клиентами.

Требования

• Опыт работы от 1 года на позиции ассистента, делопроизводителя, офис-менеджера или помощника руководителя.

• Среднее профессиональное или высшее образование (экономика, управление, документоведение и смежные направления — как преимущество).

• Уверенное владение MS Word и Excel, навыки работы с электронными документами и PDF.

• Базовые навыки работы с CRM и облачными хранилищами либо готовность быстро их освоить.

• Опыт работы с документами и первичной бухгалтерской документацией будет плюсом.

• Грамотный письменный русский язык, аккуратность в реквизитах, датах и суммах.

• Личные качества: внимательность к деталям, организованность, исполнительность, ответственность, способность работать в режиме многозадачности и сохранять качество работы при пиковой нагрузке, обучаемость.

Условия

• График работы 5/2, с 9:30 до 18:00.

• Оклад 80 000 р. на руки после вычета налогов

• 10 000 р. - премиальные выплаты по KPI: своевременность и качество документооборота, корректность ведения задач в CRM, удовлетворённость внутренних заказчиков.

• Возможность профессионального роста до менеджера по развитию сервиса или координатора отдела сервиса.

Социальный пакет «Энергия холода»

Социальный пакет — это набор компенсаций и льгот, которые вы получаете от компании сверх заработной платы. Мы сознательно вкладываемся в привлекательные условия, чтобы к нам приходили сильные специалисты и оставались с нами надолго.

• Программа «Приведи друга» — доплата за рекомендацию успешного кандидата.

• Доплата за замещение руководителя во время его отсутствия.

• Оплата обучающих курсов.

• Регулярная индексация заработной платы с учётом инфляции и рынка.

• Возможность получения дополнительных премий: за полезные идеи, интересные фото/видео о компании.

• Материальная помощь при рождении ребёнка, вступлении в брак, утрате близких родственников.

• Доплата за наставничество.

• Корпоративное такси (в том числе в командировках вместо общественного транспорта).

• Подарки детям сотрудников к Новому году.

• Возможность участия в программе по развитию лидерства.

• Руководители участвуют в самоуправлении компании и в принятии решений по крупным расходам, влияя на развитие бизнеса.

• Премия за обнаружение ошибки в работе компании и предложения по недопущению её в будущем.

• Система внутренней валюты: начисление к годовщинам работы и за иные активности, возможность обменять валюту на различные товары.

• 13‑я зарплата при выполнении личных целей и целей компании.

• ДМС после 6 месяцев работы.

• Удобная обеденная зона, чай и кофе из кофемашины.

• Возможность до двух дней работать из дома при лёгком недомогании с сохранением полной зарплаты.

• Вкусные сюрпризы для тех, кто приходит раньше или задерживается.

• Летние и зимние корпоративные мероприятия.

• Настольный теннис в офисе.

• Большая бесплатная парковка у офиса.

• «Суши‑пати» при подписании крупного контракта.

• Массажное кресло для сотрудников.

• Возможность прохождения сессий с психологом.

• Частичная компенсация расходов на занятия спортом и корпоративный групповой спорт.

• Руководители получают бюджет на развитие отдела и премию за успешную реализацию этого бюджета.

• Проект «Обогащайтесь» — групповая значительная премия за вклад в развитие компании (новое направление, продукт, офис и т.д.).

• Участие в проекте «Декларация»: наставничество, совместные поездки и получение опыта напрямую от учредителя компании.

• Программа поощрения участников комплексных проектов: денежные премии, благодарности в приказе, сертификаты на обучение, корпоративные подарки (гаджеты, подарочные карты).

Этапы отбора

1 этап — онлайн-собеседование.
2 этап — очное собеседование с операционным руководителем сервисной службы.