Офис-менеджер

Административно-организационная работа

• Встреча и обслуживание посетителей (встреча гостей, предложение чая/кофе, связь с нужным сотрудником).

• Прием и распределение входящих звонков (работа с многоканальным телефоном, голосовой почтой).

• Делопроизводство (регистрация входящей/исходящей корреспонденции, отправка почты, курьерская доставка, сканирование, копирование).

• Ведение внутренней документации (приказы, распоряжения, журналы, графики отпусков, табель учета рабочего времени — если нет HR или бухгалтера).

• Организация совещаний и встреч (бронирование переговорных, подготовка проектора/флипчарта, рассылка напоминаний, заказ воды и канцтоваров к встрече).

2. Организация жизнедеятельности офиса

• Заказ канцтоваров, хозтоваров, воды, кухонных принадлежностей (контроль остатков, ведение бюджета на расходники).

• Контроль чистоты и порядка (управление клининговой службой или организация уборки).

• Обеспечение работы оргтехники и связи (взаимодействие с IT-аутсорсером, заправка картриджей, замена батареек в часах/домофоне).

• Работа с курьерскими службами и транспортными компаниями (отправка/получение грузов, вызов курьера).

3. Помощь руководству и сотрудникам

• Содействие руководителю или бухгалтеру (сбор первичных документов для отчета, подготовка авансовых отчетов, заказ билетов/гостиниц для командировок).

• Координация мелких закупок (от печенья к чаю до лампочек и батареек).

• Управление пропускной системой (заказ/выдача пропусков, регистрация гостей, контроль доступа).

4. Командировки и мероприятия

• Бронирование авиа/жд билетов, гостиниц, трансферов для сотрудников.

• Организация корпоративных событий.

5. Дополнительные обязанности (по ситуации)

• Оформление пропусков на машины сотрудников на парковку.