Офис-менеджер

Ключевые обязанности

• Прием, обработка и регистрация входящей корреспонденции, своевременная отправка исходящих писем.
• Помощь в подготовке и систематизации первичной документации: формирование описей и реестров, работа со счетами от контрагентов, заявками и актами, передача документов в бухгалтерию.
• Координация курьерской доставки: отправка и получение корреспонденции, контроль сроков и сохранности.

• Прием и распределение входящих звонков единого номера и электронных писем единого почтового ящика Холдинга.
• Встреча гостей и партнеров, обеспечение гостеприимства и комфорта посетителей (чай, кофе, подготовка переговорных комнат).
• Обеспечение офиса: заказ канцелярии, питьевой воды и хозяйственных товаров.

• Тревел поддержка сотрудников на внутренней платформе.

• Планирование рабочего графика руководителя, контроль встреч и задач, напоминания о сроках исполнения.
• Полная организация и протокольное сопровождение совещаний.
• Подготовка типовых и служебных писем, записок и внутренних заявок от имени руководителя и по его запросу.
• Формирование и подготовка отчетности и документооборота.

Требования к кандидату

• Высшее образование.
• Профильные курсы или повышение квалификации в области делопроизводства и бизнес-администрирования будут преимуществом.
• Опыт работы в аналогичной должности от 1 года.

• Практические навыки ведения протоколов совещаний и совещательных мероприятий.

• Уверенное знание основ делопроизводства и документооборота: правила оформления деловых писем, служебных записок, протоколов и других типовых документов.
• Уверенный пользователь ПК: (Excel, Word, Outlook), организация ВКС, работа в системах электронного документооборота (СЭД)

• Системное мышление, внимание к деталям и аккуратность в работе с информацией.
• Коммуникабельность и грамотная устная речь.
• Проактивный подход к работе: умение предвидеть потребности руководителя и предотвращать проблемы, не дожидаясь указаний.

Условия:

• Оформление согласно ТК РФ.

• График работы 5/2 с 9:00 до 18:00 (Суббота, Воскресенье выходные).

• Полностью "белая" заработная плата, обсуждается по итогам собеседования.

• Работа в команде профессионалов.