Офис-менеджер

Ростов-на-Дону, Грибоедовский переулок, 4

Показать контакты

Описание вакансии

Обязанности:

Регистрация документов. Делопроизводитель регистрирует входящие письма, обращения, уведомления, исходящую корреспонденцию и внутренние документы (приказы, распоряжения, акты), а так же переносит их на скан, если это необходимо.
Контроль исполнения. Специалист отслеживает, чтобы документы доходили до нужных сотрудников, проверяет соблюдение сроков исполнения поручений.
Оформление и проверка. Делопроизводитель следит за правильностью оформления бумаг, проверяет, есть ли подписи, печати, реквизиты, готовит черновики, готовит пакеты документов для гос. органов.
Работа с бумажным и электронным архивом. Делопроизводитель подшивает документы в папки, заполняет описи.
Поддержание порядка в документообороте. Специалист работает с номенклатурой дел, помогает сотрудникам найти нужные документы, а также взаимодействует с архивариусами, секретарями, юристами.
Участие в проверках. Делопроизводитель собирает и подаёт документы аудиторам или контролирующим органам, обеспечивает доступность нужной информации.
Работа с программами. Специалист использует системы электронного документооборота, заполняет электронные карточки документов, загружает и отслеживает файлы в корпоративных базах.
Отправка и заполнение писем. Делопроизводитель подготавливает необходимые почтовые отправления (подготовка пакета документов, делает описи, а также заполняет письма) и отправляет по Почте России, СДЕК и др.; каждые три месяца отправляет уведомления 300 кредиторам; каждую неделю ездит на глав. почту - получить корреспонденцией для арбитражного управляющего.
Ведение кассы. Ведёт таблицы Excel по почтовым отправлениям всех компаний (каждый месяц сдается отчет).
Делопроизводитель выступает в роли представителя в гос. органах и др. (Подаёт необходимыми документы)