Секретарь-делопроизводитель в строительную компанию

1. Организация документооборота

• Приём и первичная обработка входящей корреспонденции (письма, заявки, уведомления от подрядчиков, поставщиков, контролирующих органов).
• Регистрация документов в журналах учёта или электронных системах («1С:Документооборот»).
• Распределение документов по отделам.

2. Работа с внутренней документацией

• Оформление и регистрация: приказов и распоряжений руководства; служебных записок; актов выполненных работ (КС‑2); справок о стоимости выполненных работ и затрат (КС‑3); журналов производства работ; разрешений на строительство и иных разрешительных документов; договоров с подрядчиками и субподрядчиками.
• Проверка правильности оформления документов (наличие подписей, печатей, дат).
• Подготовка проектов документов по поручению руководства.

3. Архивирование и хранение

• Ведение электронного и бумажного архива.

4. Контроль сроков и исполнение поручений

• Отслеживание сроков: действия разрешительных документов; исполнения договоров; предоставления отчётности в контролирующие органы; ответов на запросы от партнёров и госорганов.
• Напоминания ответственным лицам о приближающихся сроках.
• Фиксация результатов исполнения поручений.

5. Подготовка к проверкам и аудитам

• Сбор и систематизация документов по запросам руководства или контролирующих органов (Ростехнадзор, налоговая инспекция, Фонд капитального строительства и т. д.).
• Составление описей и реестров.
• Копирование и заверение документов.
• Обеспечение быстрого доступа к необходимым документам.

6. Организационная поддержка

• Организация встреч и совещаний:
  • оповещение участников;
  • подготовка материалов для обсуждения.
• Ведение протоколов совещаний.
• Работа с офисной оргтехникой.
• Обеспечение офиса канцелярией, водой и пр.
• Заказ пропусков, встреча гостей.
• Контроль лимитов транспортных карт, пополнение счета.

7. Взаимодействие с внешними организациями

• Отправка исходящей корреспонденции (Почта России, СДЭК, Достависта, Яндекс)

Взаимодействие с:

• подрядчиками и поставщиками;
• контролирующими органами;
• проектными организациями;
• банками и финансовыми учреждениями.
• Получение и обработка запросов от партнёров.

8. Информационная поддержка

• Ведение баз данных документов.
• Предоставление справок и выписок по зарегистрированным документам.
• Консультирование сотрудников по вопросам оформления и подачи документов.

• образование: средне-профессиональное, высшее

• требуется от 1-2 лет опыта в делопроизводстве, желательно в строительной отрасли или смежных сферах (проектирование, ЖКХ, девелопмент).

Знания (желательно):

• нормативно‑правовые акты в сфере делопроизводства (ГОСТ Р 7.0.8–2013, ГОСТ Р 7.0.97–2016 и др.);

• законодательство в сфере строительства (Градостроительный кодекс РФ, ФЗ №148‑ФЗ и др.);

• правила оформления строительной документации: акты выполненных работ (КС‑2); справки о стоимости работ (КС‑3); журналы производства работ; акты скрытых работ;

• порядок ведения и хранения: разрешительной документации (разрешения на строительство, градостроительные планы); проектной и сметной документации; договоров подряда и субподряда;

• стандарты архивного хранения документов;

• правила защиты персональных данных (ФЗ № 152‑ФЗ);

• основы корпоративной этики и делового общения.

• Microsoft Office (Word, Excel, Outlook);

• системы электронного документооборота (СЭД): «1С:Документооборот»;

• программы для работы с PDF‑файлами (Adobe Acrobat, Foxit Reader);

• сканеры, принтеры, копиры, факсы и другая офисная оргтехника.

• Небольшой, но дружный коллектив.
• Оформление по ТК РФ.
• Выплата зарплаты без задержек.
• Комфортный офис, доступность от метро ш. Энтузиастов.

• Зарплата обсуждается с финальным кандидатом.