Администратор

• ▸ Открытие и закрытие клиники

  • Открытие клиники в установленное время: проверка готовности всех помещений, освещения, температуры, чистоты

  • Включение оргтехники, проверка кассы и наличия необходимых расходных материалов перед приёмом

  • Закрытие клиники: проверка отключения оборудования, сдача кассы, охрана помещения, закрытие на ключ

  
  ▸ Работа с пациентами

  • Встреча пациентов, создание тёплой и доброжелательной атмосферы с первой минуты

  • Приём входящих звонков, мессенджеров (WhatsApp, Instagram Direct, Telegram) — своевременный и вежливый ответ

  • Запись на приём: первичные и повторные пациенты, грамотное распределение нагрузки по расписанию врача

  • Обработка заявок с сайта, социальных сетей и других каналов — без задержек

  • Подробное информирование пациентов об услугах клиники, ценах и подготовке к процедурам

  • Напоминание пациентам о записи (звонок / сообщение за день до приёма)

  • Ведение базы пациентов в CRM-системе, актуализация контактных данных

  • Подписание пациентами информированного добровольного согласия перед процедурами — контроль наличия всех подписей

  ▸ Сервис и комфорт пациентов

  • Подача чая, кофе, воды пациентам в зоне ожидания — своевременно и аккуратно

  • Поддержание уюта и порядка в зоне ресепшена и холле: чистота, свежесть, комфортная обстановка

  • Своевременная поливка комнатных растений в клинике согласно графику

  • Украшение клиники к праздникам и значимым датам (Новый год, 8 марта, Наурыз и др.) — по согласованию с руководством

  ▸ Административно-хозяйственные функции

  • Контроль наличия расходных материалов (бахилы, перчатки, бланки, канцелярия и пр.) — ведение остатков и своевременный заказ

  • Заказ питьевой воды для клиники — контроль наличия, координация с поставщиком

  • Выдача препаратов и расходных материалов врачам под запись — ведение журнала выдачи

  • Контроль технического персонала (клинер/уборщица): проверка качества уборки, соблюдения графика

  • Поддержание клиники в чистоте и порядке в течение рабочего дня: при необходимости — самостоятельное устранение мелкого беспорядка

  • Принятие и регистрация поставок товаров и материалов, сверка с накладными

  • Координация с курьерами, поставщиками, техническими службами по поручению руководителя

  ▸ Финансовые и отчётные функции

  • Приём оплаты от пациентов (наличные и безналичный расчёт), ведение кассовой документации

  • Ежедневная отчётность по кассе, записям, отменам и переносам приёмов

  • Контроль своевременности оплат и напоминание пациентам при наличии задолженности

  • Уведомление руководства о любых нештатных ситуациях — финансовых, технических, конфликтных

• Требования к кандидату

  ▸ Образование и опыт

  • Высшее образование

  • Опыт работы администратором, офис-менеджером или на ресепшене от 1 года (в медицинской сфере — преимущество)

  • Уверенный пользователь ПК: MS Office, мессенджеры, CRM / медицинские информационные системы

  ▸ Языки

  • Казахский язык — свободное владение (устно и письменно)

  • Русский язык — свободное владение (устно и письменно)

  • Английский язык — базовый уровень (приветствуется)

  ▸ Личные качества

  • Высокая стрессоустойчивость: умение сохранять спокойствие и доброжелательность в нестандартных ситуациях

  • Развитые коммуникативные навыки, грамотная речь

  • Ответственность, пунктуальность, внимание к деталям

  • Инициативность, умение расставлять приоритеты и работать в режиме многозадачности

  • Искренняя доброжелательность к пациентам — лицо клиники

• Оформление в соответствии с Трудовым кодексом Республики Казахстан

• Сменный график по согласованию

• Оплата труда: фиксированный оклад + процент от ежемесячной выручки клиники

• Испытательный срок: до 3 месяцев

• Обучение стандартам работы клиники за счёт работодателя

• Комфортное рабочее место, дружный коллектив, поддержка руководства