Ассистент руководителя / Business Assistant / Executive Assistant

Описание вакансии

Ищем ассистента руководителя, который умеет быстро наводить порядок в задачах, расписании и процессах. Нужен человек с сильной самоорганизацией, вниманием к деталям и умением реально разгружать руководителя, а не просто выполнять поручения.

Что будет в зоне ответственности

полное ведение календаря руководителя
контроль встреч, звонков, напоминаний и изменений в расписании
организация созвонов, встреч и всех сопутствующих деталей
ведение задач, контроль дедлайнов и приоритетов
напоминания по критически важным вопросам
мониторинг входящей почты и выделение важного
организация поездок: билеты, отели, маршруты, чек-листы, спецзапросы
решение личных, административных и бытовых задач
поиск информации, подрядчиков, сервисов и оптимальных решений
помощь с документами, переводами и таблицами
сопровождение визовых вопросов
фиксация итогов встреч, задач и договоренностей
ежедневная синхронизация с руководителем по статусам и рискам

Мы ищем человека, который

уже работал ассистентом руководителя / бизнес-ассистентом / personal assistant
умеет работать быстро, спокойно и системно
не теряется в большом количестве задач
внимателен к деталям и срокам
умеет коммуницировать четко и вежливо
любит порядок, структуру и контроль
умеет не только исполнять, но и предупреждать проблемы заранее

Важно для роли

опыт в аналогичной позиции
высокий уровень самоорганизации
грамотный русский язык
уверенное владение календарями, таблицами, таск-менеджерами и мессенджерами
готовность быть на связи по срочным вопросам
английский будет плюсом

Будет плюсом

опыт организации поездок и виз
навык подготовки summary и протоколов встреч
опыт работы с ChatGPT и другими AI-инструментами
если вы из г. Казань

Инструменты в работе
Google Calendar, TickTick, Zoom, Telegram, ChatGPT, e-mail

Что мы ценим в этой роли
Проактивность, надежность, внимательность, умение держать в голове много процессов сразу и доводить задачи до результата.

Условия