Секретарь/Помощник председателя общественной организации

Вакансия компании: Некоммерческая организация медицинского профиля

Общество занимается просветительской деятельностью среди врачей России, второе десятилетие проводя мастер-классы по всей стране и вебинары с участием признанных медицинских экспертов.

Секретарь с функциями помощника председателя общественной организации Общественная организация, которая работает с врачами, ищет секретаря для руководителя, который является известным врачом. Основная деятельность организации – проведение обучающих мероприятий для врачей. Это ежегодная большая конференция в Москве, выездные мастер-классы в разных городах, онлайн-мероприятия. Также общественная организация проводит научные исследования, занимается публикационной деятельностью, обучением студентов и ординаторов.Секретарь и помощник председателя организации будет помогать ему эффективно планировать и решать ежедневные задачи, вести работу с важными и текущими документами организации. Работа полный рабочий день в офисе организации. Требуется сотрудник с высокой стрессоустойчивостью, высокой скоростью реакции, с достаточным уровнем самоорганизации, обращающего внимание на детали. От вашей работы будет зависеть эффективность проводимых мероприятий организации.

Мы предлагаем:

• График: 5/2 с 8:00 до 17:00 (возможна редкая работа в выходные при проведении мероприятий);
• Место работы: центр Москвы (Хамовники)
• Официальное трудоустройство по ТК РФ;
• Заработная плата: от 60 000 рублей, окончательная сумма обсуждается на собеседовании по итогам оценки ваших навыков;
• Плюсы работы в НКО: возможность влиять на социально значимые проекты, знакомство с лидерами врачебного сообщества, участие в публичных мероприятиях.

Чем предстоит заниматься:

1.Управление документами и поручениями:

• Просмотр электронной почты: фильтрация входящих писем, распределение запросов по темам и ответственным;
• Ведение реестра документов организации;
• Организация печати и подписи документов у руководителя;
• Сбор и передача документов в бухгалтерию;
• Контроль выполнения поручений: фиксация, напоминание сотрудникам о сроках, сбор результатов.

2. Коммуникации и встречи:

• Запись на прием к Председателю;
• Ведение рабочего расписания руководителя;
• Организация личных и онлайн-встреч (Zoom / Яндекс Телемост / Telegram): рассылка ссылок, подготовка презентаций, раздаточных материалов;
• Ведение переписки (стандартные ответы, запросы документов, подтверждение участия в мероприятиях).

3. Отчетность и CRM:·

• Создание отчетов для отчетных совещаний (автоматические выгрузки и полуавтоматические сводные таблицы в Excel);
• Составление итоговых отчетов.

4. Организационная поддержка:

• Подготовка встреч, заседаний и совещаний (сбор материалов, оповещение участников о времени/месте/повестке дня, рассылка протоколов);
• Работа с оргтехникой: принтер, сканер, копир;
• Заказ канцелярии, воды, расходных материалов для офиса и выездных мероприятий;
• Организация кофе-брейков и питания на встречах, заседаниях и мероприятиях.

5. Личные поручения руководителя (изредка), организация поездок и командировок (покупка билетов, бронирование гостиниц), заказ билетов для гостей/партнеров, поиск и заказ подарков, цветов, поздравлений

Требования

• Высшее образование;
• Опыт работы помощником руководителя будет преимуществом;
• Уверенный пользователь ПК: MS Office (Word, Excel и PowerPoint), электронные документы (Google таблицы), навык работы с CRM-системами, электронной почтой.
• Ответственность, внимательность, стрессоустойчивость;
• Исполнительность и пунктуальность;
• Умение быстро находить оптимальное решение в нестандартных ситуациях;
• Грамотная устная и письменная речь (ведение переписки от имени организации);
• Знание английского языка (уровень не ниже Intermediate) будет вашим преимуществом, так как Председатель ведет международную деятельность. Может потребоваться вести переписку на английском с зарубежными партнерами, а также встречать и сопровождать англоговорящих гостей на мероприятиях и встречах.