Документовед в приемной директора

- Прием, регистрация документов/корреспонденции, в т.ч. с помощью электронного документооборота; Составление описи документов для передачи в головной офис или в Фонд; Базовая проверка документов, подготовленных работниками филиала (адресаты, контакты, опечатки, актуальность сведений и пр.) для последующей отправки; Организация отправки документации в головной офис (г. Москва) и взаимодействие с работниками головного офиса и Фонда;

- Контроль возврата документов при наличии такой необходимости;

- Взаимодействие с Почтой России, получение и отправка документов в отделениях Почты России;

- Взаимодействие со СДЭК (заказ корреспонденции, получение, отправка);

- Ведение, оформление отдельных документов по поручению руководства;

- Организация деловых мероприятий: планирование встреч, прием гостей, согласование времени с участниками, обеспечение технической готовности оборудования;

- Ведение протоколов совещаний;

- Контроль исполнения сроков выполнения задач работниками Филиала при наличии соответствующей резолюции/поручения руководства;

- Формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки.

- Поддержание порядка в переговорной комнате, оснащение ее расходными материалами, водой (заключение и контроль сроков договоров);

- Сопровождение руководителя на мероприятиях.

Требования:

- Аналогичный опыт работы не менее 2х лет;

- Высшее образование;

- Грамотная устная и письменная речь;

- Опыт работы с электронным документооборотом (СЭД) или аналогичных программ;

- Уверенный пользователь Word, Excel;

- Опыт протоколирования;

- Знание ГОСТа 7.0.97-2016;

- Знание основ официального протокола и делового этикета;

- Активное участие в культурной жизни города приветствуется.

Условия:

• Комфортный современный офис, удобная транспортная развязка;

• Полностью официальная заработная плата (выплата 2 раза в месяц) и строгое соблюдение всех норм ТК РФ;

• Ежегодная индексация оклада, годовые премии;

• Единовременная выплата в размере 20 % оклада при предоставлении отпуска;

• Возможность повышения квалификации за счет средств Галереи;

• График работы пн.-чт. с 9:00 до 18:00, по пятницам до 15:30;

• Бесплатное посещение экспозиций Галереи без ограничений, экскурсии с дотацией от Галереи.