Офис-администратор

Краткое описание роли: Офис-администратор отвечает за выполнение и координацию повседневных административных функций организации. Традиционно Офис администратор/Ассистент Генерального Директора отличается высокой мотивацией и организованностью.

Работник также должен обладать навыками соблюдения служебной этики во взаимоотношениях с коллегами и руководителями Компании;

Опытом пользования персональным компьютером на уровне уверенного пользователя;

Приемами и навыками позитивного делового общения и ведения телефонных переговоров;

Личными позитивными качествами: быть коммуникабельным, внимательным, доброжелательным и лояльным.

Обязанности по общему обслуживанию:

• Обеспечивать административную поддержку сотрудникам для обеспечения эффективной работы офиса;

• От имени Компании выступать основным контактом по взаимодействию с Арендодателем офиса и его техническими/административными службами.

• Работа с переводческим агенством (прием заявок на перевод);

• Составлять, оформлять необходимые документы, сметы на материально-техническое обеспечение офиса, а также заключать договора на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса;

Отправка документов поставщикам через курьерские службы

• Своевременно организовывать технического обслуживание и ремонт оргтехники;

• Устанавливать контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.

• Следить за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе (визитки, таблички) предназначенных для выдачи посетителям.

• Взаимодействовать с другими структурными подразделениями а также сторонними учреждениями организации для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию Специалиста по общему обслуживанию.

• Подготавливать документации для созданий общих встреч, онлайн собраний и мероприятий;

• Обработка и дальнейшее направление всех входящей/исходящей документации, почты, посылок или доставок;

• Составлять и оформлять в соответствии с принятой деловой этикой письма, запросы, ответы и иные письменные документы в адрес юридических и физических лиц, в официальные учреждения и ведомства, а также Написание и отправка электронных писем командам и отделам от имени команд или старшего персонала;

• Поиск способов улучшения административных процессов организации;

Участвовать во всех видах инвентаризации офисных помещений.

Бронирование конференц-залов и обеспечение их надлежащей подготовки, включая расстановку мест, презентационное оборудование и необходимые материалы.

Поддержка ввода данных и сверка счетов-фактур

Выполняет функции назначенного компанией контролера сбора в чрезвычайных ситуациях и оказывает поддержку при проведении мероприятий по оказанию первой помощи.

Приветствовать и помогать посетителям вежливо и профессионально.

Организация и управление системой контроля доступа в офис для сотрудников/посетителей/пропускных карт, включая замену и возврат в соответствии с процедурами компании.

Регистрация посетителей офиса и ведение точных журналов учета посетителей.

Координировать и поддерживать планировку офиса, включая расстановку мебели и организацию/перемещение рабочих мест/рабочих станций.

Обязанности по кадровой части:

Организация, тимблидингов и других мероприятий

Обязанности по финансовой части:

• Принимать участие во всех видах инвентаризаций по офису.

Обязанности по визовой и миграционной поддержке:

• Осуществлять подготовку документов, необходимых для получения всех типов виз для Клиентов и Работников Компании в консульских службах посольств иностранных государств и визовых центрах. При необходимости готовить документы для получения визовой поддержки иностранных партнеров Компании, въезжающих в РК по приглашению Компании.

• Осуществлять взаимодействие с консульскими службами посольств, МИД РК.

• Подача уведомлений о прибытии в РК иностранных работников и членов семьей через официальные источниуи миграционного портала РК. Своевременное получение разрешения на прибывания иностранных работников.

• Управление разрешениями на работу

• Разработка и пересмотр новых и обновленных процедур для обеспечения соответствия действующим иммиграционным и трудовым законам и нормативным актам

• Разработка, пересмотр, планирование и проведение тренингов по вопросам иммиграции

• Составление статистических данных для целей отчетности, включая отчеты об иммиграции и затратах

• Сотрудничество с внешними юристами по вопросам иммиграции для обеспечения соблюдения требований, стандартов уровня обслуживания, прогнозирования влияния новых правил и обновлений политики, а также протокола коммуникации

• Разработка стандартных, документированных практик, а также базы знаний

- Создание внутренней процедуры для процесса выдачи пригласительных писем

• Осуществлять получение и ответственное хранение общегражданских заграничных паспортов и иных документов Клиентов и Работников Компании, а также своевременно и качественно оказывать надлежащие визовые услуги Работникам и Клиентам Компании.

• Вовремя оплачивать следуемые консульские сборы и иные обязательные платежи для получения виз и приглашений;