Секретарь руководителя

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора Академии.

-Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

-Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

-Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

-Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.

-Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам факсу, а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.

-По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.

-Работает с входящей, исходящей, внутренней документацией.

-Использует системами электронного документооборота для регистрации, контроля документов и информационно-справочной работы с документами.

-Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.

-Размножает и копирует служебные документы, используя оргтехнику.

-Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

-Участвует в процессе подготовки к проведению мероприятий индивидуально и в составе рабочей группы.

-Выполняет другие поручения директора Академии, которые не входят в настоящую должностную инструкцию, но возникают в связи с производственной необходимостью.