Офис-менеджер

1. Обеспечение жизнедеятельности офиса

• Обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организация их приемки, учета, хранения и выдачи.
• Контроль за надлежащим состоянием оргтехники и другого офисного оборудования, исправностью телефонии и интернета. При необходимости связываться со службой технической поддержки, вызывать мастеров для ремонта или технического обслуживания оборудования.
• Организация офисного пространства, порядка, чистоты в офисе и на рабочих местах, работы уборщицы.
• Поддержка отношений с арендодателем в вопросах аренды офиса, складов, др. помещений, а также их технического состояния.

2. Документооборот, корреспонденция, логистика

• Работа по приему, регистрации, распределении и отправке входящей и исходящей корреспонденции, а также доставке различной документации, посылок, грузов через почтовые, курьерские, транспортные компании, а также автотранспортом компании.
• Систематизация, учет и хранение документов.
• Подготовка документов, составление деловых писем, приказов, презентаций и отчетов.
• Работа с оргтехникой, сканирование, распечатка документов.

3. Взаимодействие с бухгалтериями компаний

• Передача и прием документов по реестру. Поиск отсутствующих документов.
• Взаимодействие с бухгалтерами по закрытию документов к сделкам.
• Контроль за подписанием документов, получением доверенностей.

4. Административная поддержка, прием звонков и посетителей

• Прием телефонных звонков, фиксация и передача служебной информации сотрудникам компании.
• Встреча, вежливое обслуживание посетителей. Краткое информирование о деятельности компании.
• Организация совещаний, переговоров, мероприятий. Обеспечение, оповещение участников.
• Подготовка командировочных документов, бронирование билетов, отелей, оформление виз для сотрудников и руководства.

• Официальное трудоустройство.
• Бесплатная сотовая связь, интернет.
• Рабочая неделя: пятидневка.
• Рабочий день: с 09 до 18-00.
• Выходные дни: суббота, воскресенье + гос.праздники.
• Офис по адресу: г. Алматы, ул. Руставели 3, офис 2.