Специалист по документообороту и расчетам

Ищем внимательного и системного сотрудника, который будет отвечать за закрытие заявок: документы, приемка и оплата.

Мы работаем по заявкам от заказчиков: специалисты выполняет работу, после чего заявку нужно правильно закрыть — оформить документы, согласовать их с заказчиком и получить оплату. Этот этап вы берете на себя.

В работу вы получаете уже выполненные заявки. Ваша задача — оформить закрывающие документы, провести их через согласование и приемку, и проконтролировать оплату.

В работе есть два основных сценария:

— Если электронное исполнение: вы размещаете документы в ЭДО или на электронной площадке, контролируете процесс приемки, отрабатываете замечания со стороны заказчика по закрывающим документам (при необходимости вносите правки и повторно направляете документы) до момента полного принятия, после чего контролируете оплату в установленный срок.

— Если бумажное исполнение: вы готовите полный комплект документов, заранее согласовываете его с заказчиком по почте или телефону, организуете печать и сшивку отчетов, формируете пакет и передаете его в курьерскую службу, далее контролируете получение, подписание и возврат документов, а также оплату.

Хороший результат в этой роли — оперативность и доведение до конца:
если работы по заявке выполнены в понедельник, закрывающие документы подготовлены и согласованы в тот же день, замечания отработаны без затягивания, документы приняты заказчиком, а оплата получена в установленный срок.

Что нужно делать:
— принимать выполненные заявки в работу
— формировать счета, акты, УПД
— взаимодействовать с бухгалтерией и ответственными лицами со стороны заказчика
— работать с ЭДО и электронными площадками: отправка документов, контроль статусов, подготовка документов по форме заказчика
— контролировать сроки оплаты и вести дебиторскую задолженность
— поддерживать связь с заказчиком, оперативно вносить правки в закрывающие документы и доводить их до принятия
— запускать претензионную работу при просрочке
— печатать и сшивать документы, формировать отправления

Требования

— понимание первичных бухгалтерских документов (счет, акт, УПД)
— опыт работы с ЭДО или готовность быстро освоить
— уверенный пользователь Excel (сверки, простые таблицы)
— умение читать контракт и применять его требования в работе
— базовое понимание документооборота и деловой переписки
— внимательность к деталям
— системность и аккуратность
— высокая скорость работы
— умение доводить задачи до конца
— умение слышать заказчика и находить компромиссы, в том числе в сложных ситуациях
— спокойная и уверенная коммуникация

Условия
— четкая зона ответственности и понятный процесс
— работа в системной компании
— стабильная загрузка
— премия напрямую зависит от объема и качества закрытых заявок
— целевой показатель: не менее 90% заявок должны быть закрыты в срок без просрочек