Помощник руководителя / офис менеджер

Помощник руководителя (строительство, отделочные и фасадные работы)

Мы занимаемся фасадными работами и финишным монтажом на крупных объектах. Это значит: много документации, жесткие сроки, требования по безопасности и постоянная коммуникация с поставщиками и заказчиками.

Я лично работаю на объектах, контролирую процесс монтажа от начала до конца, мне нужен боец на которого могу положиться, и который будет закрывать задачи на которые у меня нет времени.

Что нужно будет делать:

• Работа со счетами: получение счетов, контроль оплаты, выставление счетов на оплату.
• Составление договоров подряда, актов работ, актов по форме КС-2, КС-3
• Заполнение необходимой документации по ТБ на объекте: наряд-допуск, акт-допуск, приказы на ответственных, журналы работ и прочее.
• Оформление удостоверений по ТБ на сотрудников
• Сбор первичной бухгалтерской документации
• Контроль кредиторской и дебиторской задолженности
• Работа с курьерами, оформление доставок
• Работа с поставщиками материалов: поиск поставщиков, подбор необходимых материалов, оформление заявок, контроль вывоза материалов на объект
• Оформление всей необходимой для работы документации: приказы, письма, инструкции, нормативные акты и прочее.
• Помощь в подборе персонала: размещение вакансии, отбор, организацция собеседования с руководителем
• Взаимодействие с бухгалтером на аутсорсинге: первичная документация, акты сверок, справки, запрос необходимой бухгалтерской информации и прочее
• Работа с сервисами: Налоговый кабинет, Банк, ЭДО, Хедхантер, Авито, Тендерные площадки и прочее
• Сбор необходимой документации и информации по запросам гос. органов, банка и прочих
• Выполнение прочих текучих задач

Требования:

• Опыт работы с договорной базой в строительстве (покажите примеры, какие формы КС-2 заполняли)
• Знание 1С: Бухгалтерия или аналоги (на уровне «забить счет, найти долг, сформировать акт сверки»)
• Готовность к тому, что руководитель на объекте, связь может прерываться, решения придется принимать самостоятельно
• Наличие дома ПК с нормальным интернетом, принтером и сканером (обязательное условие). Работа с ЭДО, налоговым кабинетом и банком.
• Испытательный срок 2-3 недели с ежедневным обсуждением задач (первые дни — вместе, потом частично удаленно)
• Стрессоустойчивость и умение вежливо, но твердо разговаривать с поставщиками, заказчиками и подрядчиками
• Готовность быть на связи с 9:00 до 18:00 по Новосибирску (МСК+4)