Бизнес-ассистент руководителя (ивент-агентство) / Личный помощник

Привет! Я руководитель небольшого, но активного ивент-агентства. Мне нужен не просто секретарь, а организованный помощник, который будет моей правой рукой и который возьмет на себя рутину и операционные задачи. Мы проводим мероприятия разного масштаба, поэтому ритм работы часто динамичный.

Я ищу помощника, которому можно доверять. Если вы умеете структурировать хаос, держать в голове десятки задач и не боитесь цифр (даже простых), то нам по пути.

Чем предстоит заниматься:

1. Управление временем и коммуникациями:

• Ведение моего календаря (Google/Яндекс Календарь): планирование встреч, расстановка приоритетов, напоминания.
• Запись клиентов, партнеров и кандидатов на созвоны / встречи.
• Организация онлайн-встреч (ссылки в Zoom, Teams).

2. Финансы и отчетность (простая часть):

• Запись расходов по статьям (например: «транспорт», «реклама», «подрядчики (фотографы)», «хозяйственные нужды»). Работаем в Google Sheets или Excel — нужно просто аккуратно вносить данные из чеков/эксель.
• Помощь в подготовке счетов (под моим контролем).

3. Работа с подрядчиками (на связи):

• Общение с подрядчиками (фотографы, видеографы, ведущие, типографии, кейтеринг) по стандартным вопросам: «дошли ли документы?», «какой дедлайн?», «какой счет?».
• Помощь в поиске новых подрядчиков по ТЗ (найти 5 кондитерских под определенный бюджет).

4. Бизнес-задачи «под ключ»:

• Контроль дедлайнов по проектам (напомнить мне/команде, что завтра утверждать смету).
• Помощь в сборе информации для чек-листов и базы знаний.
• Иногда — бронирование билетов, заказ воды в офис, мелкие поручения.

Мы ожидаем:

Опыт: от 6 месяцев в ассистентской роли (администратор, офис-менеджер, помощник). Новичков с горящими глазами тоже рассмотрим, но с пониманием, что учиться будете быстро.

Инструменты: уверенный пользователь ПК (Word, Excel/Google Sheets), быстрая печать, знание мессенджеров (Telegram, WhatsApp) и почты (Gmail).

Личные качества:

• Огромная ответственность (если пропустили встречу — потеряли клиента).
• Умение вежливо и настойчиво общаться (с подрядчиками и со мной).
• Внимательность к деталям (особенно в цифрах расходов).
• Проактивность: «Я сделал, а еще вот тут поправил...»

Условия по графику: готовность к тому, что иногда нужно ответить в нерабочее время (например, вечером перед мероприятием), но это не система, а авралы. Мы за адекватный баланс.

Условия работы

• Заработная плата: от 15 000 до 60 000 рублей на руки после собеседования.
• Почему такой разброс: 15-25 тыс. — это за 2-3 часа в день на удаленке (ведение календаря и простые расходы). 35-60 тыс. — это за полный рабочий день + работа с подрядчиками + проактивное участие в бизнес-процессах + инициативность и резульативность.
• Обсудим ваш желаемый объем задач и оплату на собеседовании.
• График: выбираем вместе. Варианты:

Полностью в офисе (центр города, с 10 до 19).

Полностью удаленно (нужен свой ПК и хороший интернет).

Гибрид (3 дня в офисе / 2 дома).

Частичная занятость (с 10 до 14 или с 15 до 19).

• Испытательный срок: 1 месяц. За это время мы поймем, подходим ли друг другу. Оплата 100% от оговоренной ставки.
• Что еще: Работа в дружелюбной среде, без жесткой бюрократии. Я не дергаю по пустякам и ценю инициативу. Можно пить чай сколько хотите (в офисе — бесплатно).