Секретарь руководителя

- выбор формы планирования и оформление планировщика (органайзера) руководителя;

- внесение информации в планировщик (органайзер);

- согласование с руководителем времени планируемых действий;

- согласование телефонных переговоров, встреч и мероприятий с партнерами, клиентами, руководителями подразделений и сотрудниками;

- информирование руководителя о регламенте намеченных мероприятий;

- предупреждение о приближении времени намеченных мероприятий;

- формирование резерва времени для непредвиденных ситуаций.

- выбор и оформление планировщика секретаря;

- ведение дневника (на электронном и (или) бумажном носителе);

- согласование планов с планами и сроками работы руководителя;

- распределение рабочего времени (на день, неделю, перспективу);

- перенос невыполненных запланированных задач;

- выполнение типичных ежедневных дел.

- ведение базы телефонных контактов руководителя;

- соединение руководителя с конкретными абонентами;

- подготовка материалов для телефонных переговоров руководителя;

- фиксация поступающих в приемную телефонных звонков;

- перенаправление отдельных телефонных звонков заместителям руководителя и сотрудникам;

- получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону;

- установление контакта с собеседником, поддержание и развитие деловой беседы в процессе телефонных переговоров;

- оказание помощи руководителю при организации и проведении телефонных переговоров и видеоконференций.

- подготовка проекта служебного задания руководителя;

- подготовка документов на получение визы, заграничного паспорта (при необходимости);

- заказ железнодорожных и авиабилетов, гостиниц, транспортного обеспечения руководителя;

- оформление программы поездки, уточнение особенностей протокола планируемых мероприятий;

- подготовка документов к поездке руководителя;

- уточнение даты, должностей, фамилий в программе командировки;

- проработка маршрута руководителя, увязка его с расписанием транспорта;

- обработка материалов командировки, оформление отчета о командировке.

- организация личного приема посетителей руководителем;

- установление порядка приема для различных категорий посетителей;

- ведение журнала предварительной записи на прием;

- регистрация посетителей;

- содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей и сотрудников организации;

- организация приема в кабинете;

- организация обслуживания руководителя и его посетителей в кабинете;

- сервировка чайного (кофейного) стола в кабинете;

- принятие мер по сохранению коммерческой тайны в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете руководителя.

- подготовка повестки дня мероприятия;

- оформление списка участников мероприятия;

- информирование предполагаемых участников о намечаемом мероприятии и условиях участия;

- выбор места и времени проведения мероприятия;

- подготовка предварительной сметы расходов;

- рассылка приглашений подтвердившим участие в мероприятии;

- сбор текстов докладов и проектов итоговых документов у докладчиков;

- рассылка информационных материалов участникам конферентного мероприятия;

- составление явочных листов и списка регистрации участников мероприятия;