Помощник руководителя/ Бизнес - ассистент

Иркутск, бульвар Гагарина, 44

Описание вакансии

О компании и вакансии

Мы — стабильная компания на рынке коммерческой недвижимости (Управление/Аренда /Девелопмент). В связи с расширением бизнеса, мы ищем организованного, энергичного и лояльного ассистента для руководителя.

Это роль правой руки: вам предстоит стать центром коммуникации, разгрузить руководителя от операционных задач и обеспечить бесперебойную работу офиса. Мы ценим инициативу, системность и умение предугадывать задачи.

Чем предстоит заниматься:

Организационное сопровождение:

• Управление календарем руководителя (планирование встреч, совещаний, напоминания);

• Ведение протокола совещаний;

• Прием и распределение входящих звонков, ведение деловой переписки (email, мессенджеры);

• Организация командировок, встреч, деловых мероприятий.

• Поиск и подбор персонала. Обучение и развитие. Наставничество.

• Личные поручения руководителя (контроль исполнения задач сотрудниками).

Документооборот и офис:

• Ведение договорной базы (аренда, оказание услуг) — регистрация, рассылка на согласование, контроль подписей;

• Подготовка презентаций, отчетов (Excel, PowerPoint);

• Взаимодействие с управляющей компанией;

• Контроль за хозяйственными нуждами офиса, заказ канцелярии, взаимодействие с клининговой службой.

Наши ожидания:

Опыт: от 1 года на позиции Personal Assistant (PA) или Office Manager с функцией ассистента . Опыт в коммерческой недвижимости, строительстве или юридических компаниях будет вашим преимуществом.

Требования:

• Умение выстраивать коммуникации с арендаторами, подрядчиками и госорганами. Желание учиться бизнес-процессам.

• Умение работать на опережение, способность предвидеть развитие событий,

• Способность выполнять широкий круг обязанностей качественно,

• Умение оперативно адаптироваться к быстроменяющимся условиям деловой среды;

• Способность управлять информационными потоками;

• Корректное обращение с конфиденциальной информацией;

• Системный анализ проблем, умение находить несколько решений;

• Умение оперативно обрабатывать большой поток информации;

• Хорошие коммуникативные и внешние данные

Мы предлагаем:

• Официальное трудоустройство по ТК РФ, заработная плата 2 раза в месяц , своевременные выплаты;