Администратор проектов

МЫ — Компания ITEAM — крупный интегратор проектов, обеспечивающий комплексные решения в области электронных систем управления очередью, искусственного интеллекта, системы оценки качества, Digital Signage и сегменте информационной безопасности. Ищем в нашу команду ответственного и организованного Администратора проектов.

Для кого эта роль

Эта позиция отлично подходит для:

• Начинающих специалистов в области управления проектами
• Выпускников вузов по специальностям: управление проектами, экономика, менеджмент
• Специалистов с хорошими коммуникативными навыностями, желающих развиваться в проектном управлении
• Технических специалистов, желающих перейти в административную деятельность
• Людей, готовых разбираться в новых областях знаний и погружаться в управление проектами и технические аспекты

Задачи

1. Документооборот и отчетность:

• Ведение проектной документации: договоры, спецификации, акты, протоколы
• Подготовка и отправка коммерческих предложений клиентам
• Контроль сроков подачи документов, отслеживание этапов согласования
• Подготовка отчетов о статусе проектов для руководителя
• Работа с ЭДО (электронный документооборот)

2. Координация и коммуникация:

• Организация встреч команды проекта и с клиентами
• Составление протоколов встреч и ведение переговоров
• Координация взаимодействия между отделами компании (поставки, техподдержка, склад, бухгалтерия)
• Информирование руководителя о статусе работ и возникающих вопросах

3. Тендерная поддержка:

• Подготовка документов для участия в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ
• Загрузка документов на электронные торговые площадки
• Отслеживание результатов проведения торгов
• Мониторинг сроков действия ЭЦП, организация продления

4. Логистика и контроль поставок:

• Взаимодействие с поставщиками и подрядчиками
• Контроль сроков и качества поставок
• Формирование заявок для логистических компаний
• Отслеживание доставки грузов, информирование о статусе

5. Административная поддержка:

• Поддержание актуальности данных в CRM-системе
• Работа с базами данных клиентов и проектов
• Подготовка презентаций и материалов для встреч
• Организация командировок

6. Финансовый учет:

• Внесение данных по первичным документам в учетные системы
• Контроль оплаты счетов и актов
• Сбор документов для бухгалтерии

Требования

Образование:

• Высшее или среднее специальное (желательно техническое, экономическое или управление проектами)
• Рассматриваем учащихся заочной формы обучения

Опыт работы:

• Опыт работы от 6 месяцев до 1 года
• Желательно опыт в сфере IT, управления проектами или административной деятельности
• Понимание основ проектного управления (может быть без глубокого погружения)

Навыки:

• Грамотная устная и письменная речь
• Внимательность к деталям, организованность
• Уверенное владение ПК: MS Office (Word, Excel, PowerPoint), Outlook
• Умение работать с большим объемом информации
• Базовое понимание документооборота

Будет преимуществом:

• Опыт работы с современными LLM (ChatGPT, Claude, Gemini и др.) — применение в рабочих задачах
• Знакомство с ЭДО и электронными торговыми площадками
• Опыт работы в CRM-системах
• Знание 1С
• Английский язык (чтение технической документации)

Личные качества:

• Ответственность и исполнительность
• Умение расставлять приоритеты
• Коммуникабельность
• Стрессоустойчивость
• Обучаемость и желание развиваться

Примеры ежедневных задач

• Согласовать с клиентом график отгрузки оборудования на объект
• Сформировать заявку для транспортной компании и проконтролировать доставку
• Проверить комплектацию поставки и подготовить отчет для руководителя
• Согласовать с клиентом и подрядчиком проведение работ на объекте
• Занести данные из накладной в CRM-систему
• Подготовить пакет документов для участия в тендере
• Составить протокол встречи команды проекта
• Проконтролировать оплату счета от клиента

Команда

Вы будете работать в команде около 10 человек: руководители проектов, специалисты технической поддержки, сотрудники склада, бухгалтерия. Администратор подчиняется непосредственно руководителю проектов.

Карьерный путь

Мы предлагаем прозрачный путь развития:

• Администратор проектов → Руководитель проектов → Руководитель отдела

Мы поддерживаем профессиональный рост: обучение, наставничество, участие в конференциях и семинарах.

Что мы предлагаем

• Оформление по ТК РФ с первого дня работы
• Испытательный срок 3 месяца
• Гибридный график работы: офис (м. Текстильщики) по договоренности
• Гибкое начало и окончание рабочего дня
• Выходные: суббота, воскресенье
• ДМС после испытательного срока
• Заработная плата: 60 000 - 90 000 ₽ (обсуждается по результатам собеседования)

Процесс отбора

1. Резюме и портфолио (при наличии)
2. Телефонное интервью
3. Тестовое задание (анализ кейса или подготовка документа)
4. Собеседование с руководителем проектов
5. Финальное собеседование