Помощник/ассистент руководителя

Организация рабочего процесса руководителя. Планирует и координирует рабочий день руководителя, приоритизирует его задачи, включая встречи, совещания и деловые поездки. Ведёт календарь событий и контролирует соблюдение сроков выполнения задач. Обеспечивает подготовку необходимых материалов для совещаний и встреч.

Работа с документами и информацией. Готовит, оформляет и систематизирует служебные и корпоративные документы. Контролирует корректность деловой переписки и официальных писем. Осуществляет учёт, систематизацию, архивирование и хранение входящей и исходящей информации в соответствии с корпоративными требованиями.

Взаимодействие с подразделениями и внешние контакты. Передает поручения руководителя сотрудникам и контролирует их выполнение. Координирует взаимодействие руководителя с различными отделами компании по текущим вопросам. При необходимости взаимодействует с внешними организациями и партнёрами, включая подготовку документов, ведение переписки и согласование встреч.

Контроль и отчётность. Отслеживает выполнение задач и поручений руководителя. Готовит краткие сводные материалы о результатах работы. Составляет аналитические сводки и краткие обзоры для принятия управленческих решений.

Соблюдение внутренних стандартов. Соблюдает внутренние регламенты и стандарты компании. Обеспечивает конфиденциальность информации, ставшей известной ему в ходе работы.

Опыт работы в административной поддержке или аналогичной сфере.

Знание особенностей работы компании или отрасли.

Навыки деловой переписки, планирования и организации.

Знание основ делопроизводства и документооборота, правил организации встреч, совещаний и командировок, основ работы с офисными программами и корпоративными системами, внутренних стандартов и регламентов компании, основ корпоративной культуры и этики делового общения, правил работы с конфиденциальной информацией, базовых навыков тайм-менеджмента.

Навыки планирования — умение расставлять приоритеты и управлять временем, многозадачности — способность координировать несколько дел одновременно, коммуникабельности — умение грамотно общаться как устно, так и письменно, внимания к деталям — точность и аккуратность в выполнении задач, стрессоустойчивости — умение работать и сохранять спокойствие в условиях многозадачности и давления

Управление коммуникациями и информационными потоками. Фильтрация входящих писем, звонков и сообщений: выделение срочного, важного, делегируемого. Первичный ответ на регламентные запросы. Подготовка и рассылка писем, приглашений, информационных сообщений от имени руководителя.

Организация встреч (внутренних и внешних): согласование времени, бронирование переговорных, подготовка повестки и материалов.

Планирование и организация командировок (логистика, визы, программа).

Решение проблем. Сообщает о проблеме руководителю, предлагает 1–2 варианта решения проблемы, анализирует проблему, выбирает и реализует оптимальное решение, информирует руководителя о результате.

Ведение административных дел. Координирует работу офиса, заказывает канцтовары, зачастую организует корпоративы и праздники — закупает всё необходимое.