Специалист по входящей документации канцелярии

ТОО «Востокцветмет» открыта вакансия: специалист (по входящей документации) канцелярии (на период декрета)

Обязанности:

• Прием и проверка правильности направленных входящих документов перед регистрации в СЭД (проверка наличия реквизитов, правильное указание должности получателя, наличия приложений при необходимости);
• Ведение подшивки регистрируемой документации со всеми приложениями до сдачи в архив;
• Ведение журнала поступающей пакетной корреспонденции, ведение четких записей без помарок в журнале регистрации с пометкой порядкового номера на конверте отправления, сверка наличия приложений документации, в случае необходимости подготовка акта о недостающей пакетной корреспонденции;
• Обеспечение конфиденциальности служебной информации, неразглашения сведений, полученных в ходе обработки поступающих документов, и соблюдение коммерческой тайны;
• Систематизация и учет документов в соответствии с номенклатурой дел обеспечение их сохранности;
• Ведение реестра учета почтовых отправлений, формирование отправки почтовой корреспонденции через АО «Казпочта»;
• Формирование заявок отправки курьерской службой;
• Подшивка заявок почтовых отправлений;
• Информирование сторонников по регистрации входящих документов и исполнителях по ним.
• Учет денежных средств по оплате услуг почтовых отправлений;
• Ведение журнала регистрации входящей документации.

• Высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы;
• Средне профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3-х лет;
• Знание Типовых правил документирования, управление документацией в негосударственных организациях (желательно);
• Владение IS (информационные системы): MS Office, IBM Lotus Notes.