Старший специалист по контролю документации / Senior Document Controller

Baimskaya Management

Старший специалист по контролю документации / Senior Document Controller

Чукотский автономный округ

Описание вакансии

Обязанности:
  • Осуществлять координацию технического документооборота Общества, распределять нагрузку среди других специалистов по документообороту.
  • Обучать и консультировать специалистов по работе в СЭД.
  • Обеспечивать своевременную обработку входящей и исходящей документации (бумажной и электронной), в соответствии с установленной процедурой и требованиями к контролю документации.
  • Осуществлять проверку качества всей входящей и исходящей корреспонденции, документов, чертежей и т. д. в соответствии с Системой управления качества документов компании и ISO 9000.
  • Отвечать за получение входящей документации (Трансмиттал) и скачивать ее из SharePoint.
  • Производить загрузку, регистрацию входящей документации в системе электронного документооборота Open Text и распределять полученную документацию назначенным получателям для рассмотрения/утверждения.
  • Создавать сопроводительные ведомости (Трансмиттал) для рассмотренной документации, выгружать их из системы электронного документооборота для передачи контрагентам.
  • Контролировать, отслеживать и модифицировать существующую систему электронного документооборота.
  • Осуществлять ведение различных реестров в рамках проекта.
  • Оказывать содействие в подготовке и проверке документов на основании внутренних и внешних инструкций.
  • Использовать специальные программы для обмена и передачи документов, включая без ограничения SharePoint, CoreWorx, Open Text.
  • Оказывать содействие в организации командной работы для достижения поставленных целей.
  • Осуществлять сбор и подготовку необходимых документов для заседаний, совещаний, рабочих встреч, проводимых руководителем.
  • Осуществлять внедрение и сопровождение системы по контролю документации.
  • Осуществлять сбор информации, подготовку и предоставление аналитических, информационных, справочных и иных отчетов в пределах своих компетенций для их рассмотрения руководителем.
  • Осуществлять контроль за выполнением проектов и иных видов деятельности, определять сроки для выполнения отдельных видов работ и контролировать их соблюдение. Представлять отчетность руководителю.
  • Осуществлять координацию с консультантами и субподрядчиками для получения незакрытых документов и статусов по ним.
  • Оказывать содействие работникам в решении различных организационных вопросов.

Требования:

  • Не менее 5 лет общего стажа работы в управлении документооборотом проекта
  • Управленческий опыт не менее 1 года.
  • Английский язык (устный и письменный) – свободное владение
  • Развитые компьютерные навыки: Word, Excel, Power Point.
  • Большой опыт работы с техническим документооборотом и различными видами отчетов.
  • Развитые коммуникативные навыки – умение взаимодействовать с людьми разных культур.
  • Ввод и консолидация данных. Составление ежедневных, еженедельных и ежемесячных отчетов.
  • Умение работать в условиях сложной рабочей обстановки.
  • Профессиональная этика и культура речи.
Условия:
  • Вахтовый формат работы 42/42, локация Билибино ЧАО
  • Покрытие расходов на логистику со стороны работодателя.

  • Организация и оплата питания.

  • Работа в стабильной компании с международными проектами.

  • Возможности профессионального роста и развития.

Посмотреть контакты работодателя

Адрес

Похожие вакансии

Мангазея
  • Москва

  • до 107880 RUR

  • Москва

  • до 130000 RUR

Ямал СПГ
  • Москва

  • до 130000 RUR

Хотите оставить вакансию?

Заполните форму и найдите сотрудника всего за несколько минут.
Оставить вакансию