Делопроизводитель в юридический отдел

Обязанности:

Регистрация и учет документов

• Осуществляет прием, регистрацию и учет входящей, исходящей и внутренней документации (договоров и к ним относящихся документов) юридического отдела.
• Заводит документы в электронную систему документооборота (программу учета документов).
• обеспечивает корректное отражение информации о документах в системе.

Проверка правильности оформления документов

• Проверяет правильность реквизитов документов (дата, номер, наименование организации, подписи, печати, приложения).
• Контролирует соответствие документов установленным требованиям делопроизводства и внутренним регламентам.
• Информирует сотрудников юридического отдела о выявленных ошибках и необходимости корректировки документов.

Подготовка документов на подпись

• Формирует пакеты документов для передачи на подпись руководителю или уполномоченным лицам.
• Проверяет полноту комплекта документов, наличие необходимых приложений и виз согласования.
• Обеспечивает своевременную передачу документов на подпись и контролирует их возврат после подписания.

Работа с системой документооборота

• Вносит сведения о документах, этапах согласования и подписания в электронную систему.
• Обновляет статусы документов и контролирует корректность данных в системе.
• Осуществляет выгрузку подписанных документов .

Организация хранения документов

• Обеспечивает систематизацию документов (как в бумажном, так и в электронном виде).
• Подготавливает документы для передачи в бухгалтерию.

Контроль сроков исполнения

• Отслеживает сроки рассмотрения и исполнения документов.

Взаимодействие с сотрудниками

• Оказывает сотрудникам юридического отдела методическую помощь по вопросам оформления документов.
• Взаимодействует с другими подразделениями организации по вопросам документооборота.

Выполнение поручений

Выполняет иные поручения руководителя

Требования:

Профессиональные знания

• Знание требований к оформлению организационно-распорядительных и юридических документов.
• Понимание структуры реквизитов документов и правил их проверки.
• Навыки регистрации, учета и систематизации документов.
• Базовое понимание юридической документации (договоры, приложения, письма, служебные записки).

Личные качества

• Внимательность к деталям.
• Аккуратность и системность в работе с документами.
• Ответственность и исполнительность.
• Организованность и умение работать с большим объемом информации.
• Навыки деловой коммуникации и взаимодействия с сотрудниками.

Навыки работы с программами

• Уверенное владение офисными программами (MS Word, Excel, Outlook или аналогами).
• Опыт работы в электронных системах документооборота (1С, Битрикс или аналоги) или корпоративных программах регистрации документов.
• Навыки работы с электронными архивами и базами данных документов.

Условия:

• Устройство по ТК РФ;
• Новый, современный, просторный офис в р-не ст.м. Девяткино (10 минут пешком от метро, есть корпоративная развозка);
• У БЦ есть бесплатная парковка/велопарковка;
• Оклад + премия, моб. связь;
• На территории бизнес-центра есть ресторан, а также комната для приема пищи со всем необходимым оборудованием;
• Частичная компенсация питания в ресторане;
• График работы 5/2, сб., вс.- выходной. 1 час - перерыв на обед, начало рабочего дня с 8.00 либо с 9.00 (на Ваше усмотрение);